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Einrichten einer Rechnungsvorlage

2013-04-05_11-11-34Schreiben Sie viele Rechnungen, müssen Sie den Überblick über bezahlte und offene Rechnungen behalten. Hierfür lohnt sich die Anschaffung einer Faktura-Software. Eine umfangreiche Faktura-Software stellt zudem viele weitere hilfreiche Funktionen zur Verfügung. Beispielsweise können Sie alle Firmenrelevanten Daten (z.B. Kundendaten, Artikel) pflegen und sich Statistiken über Bestellungen, Umsätze und vieles mehr anzeigen lassen. So behalten Sie immer den Überblick in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie aber nur gelegentlich Rechnungen schreiben, genügt eine einfache Rechnungsvorlage. Eine solche Vorlage stellen wir Ihnen gerne kostenlos zur Verfügung.

Den Download der Vorlage einer Rechnung finden Sie auf unter Vorlagen. Damit in Ihrer Rechnung alle erforderlichen Daten enthalten sind, müssen Sie an der Vorlage noch einige Änderungen vornehmen. Für die Eingabe halten Sie bitte folgende Daten bereit:

  • Firmenname (falls vorhanden)
  • Firmenadresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer (falls vorhanden)
  • Email-Adresse
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum bzw. -zeitraum
  • Steuernummer und / oder Ust-IdNr.

Vorraussetzungen

Um unsere Rechnungsvorlage nutzen zu können, benötigen Sie lediglich Microsoft Word und Excel.

Einrichten der Rechnung

Das Word-Dokument ist in 3 Bereiche unterteilt. Der obere Bereich ist die Kopfzeile. Um die Daten in der Kopfzeile zu ändern, doppelklicken Sie auf den Bereich den Sie anpassen möchten. Passen Sie die Daten der Vorlage entprechend an und tauschen Sie das Logo rechts oben aus durch Ihr eigenes aus. Wenn Sie kein Logo haben, können Sie dieses einfach löschen. Diese Anpassungen müssen Sie nur einmal vornehmen.

Die Daten im unteren Bereich müssen Sie ebenfalls nur einmalig anpassen. Zum editieren der Daten doppelklicken Sie in den unteren Bereich und tragen Sie Ihre Daten ein. Wenn Sie Felder wie Ust.-ID oder Fax nicht benötigen, können Sie diese auch entfernen.

Vorlage sichern

Wenn Sie alle Ihre Daten eingegeben haben, speichern Sie die Rechnung beispielsweise unter “Rechnung Vorlage.doc”. Dies soeben erstellte Vorlage können Sie nun immer als Basis neuer Rechnungen verwenden.

Schreiben einer Rechnung

Möchten Sie eine Rechnung schreiben, kopieren Sie zunächst die Vorlage und speichern Sie sie unter einem anderen Namen wie z.B. “Rechnung 101-2012.doc”. Ändern Sie dann nur die für diese Rechnung relevanten Daten ab. Für das editieren der Postitionen der Rechnung doppelklicken Sie auf diese. Nutzen Sie einen Mac, öffnet sich eine MS Excel Tabelle. Bei Windows können Sie direkt im Word-Dokument die Daten bearbeiten. Tragen Sie dabei nur die Felder “Bezeichnung”, “Anzahl”, und “Stückpreis” (Brutto) ein. Den Rest errechnet Excel für Sie. Wundern Sie sich nicht wenn in einigen Spalten kleine grüne Dreiecke erscheinen. Diese sind auf dem Ausdruck nicht sichtbar.
Neben den Positionen der Rechnung müssen Sie noch folgende Felder anpassen:

  • Name und Anschrift Ihres Kunden
  • Anrede Ihres Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsdatum bzw. -zeitraum
  • Kundennummer (falls vorhanden)

Unter den Postionen finden sie noch einige Zeilen die Sie nicht für alle Rechnungen benötigen. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung über eine Dienstleistung, können Sie die Zeile “Die Ware bleibt bis zu ihrer vollständigen Bezahlung unser Eigentum.” natürlich löschen. Genauso können Sie zusätzlichen Text in Ihre Rechnung einfügen.

Versenden der Rechnung

Haben Sie die Rechnung fertig erstellt, drucken Sie diese aus und versenden Sie diese an Ihren Kunden. Beachten Sie beim Versand der Rechnung per Email, dass der Versand bis vor kurzem nur mit digitaler Signatur zulässig war um steuerlich anerkannt zu werden. Aktuell wird dieses Gesetz überarbeitet. Um also rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, versenden Sie die Rechnung am besten als Brief oder wie bereits erwähnt mit digitaler Signatur.

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Über Mike Miler

Mike ist Selbständig seit er 21 Jahre alt war und hat seine erste Webseite bereits mit 14 Jahren erstellt. Heute hilft er Kunden unter https://mike.miler.de/ mit dem technischen Kram ihrer WordPress Webseiten.

Ein Kommentar

  1. Hallo! super Vorlage, mit Excel ist das ja teilweise recht aufwendig…
    Wer aber trotzdem ein Excel-Fan ist, hier http://www.excel-helfer.de/excel-tipps-tricks habe ich eine interessante Seite gefundne, die für excel2010 ganz hiflreich ist:)
    Lg Helene

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