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Was ist eine Faktura-Software und wofür brauche ich sie?

Eine Fakturasoftware benötigt der Unternehmer, um Rechnungen nach den gesetzlichen Anforderungen zu schreiben und deren Bezahlung im Auge zu behalten. Wenn Sie 1-2 Rechnungen im Monat schreiben und nicht viele Kunden und Artikel haben, können Sie sich eine solche Software sparen. Hierfür können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage verwenden. Möchten Sie allerdings einen Überblick über Ihre Kunden, Artikel und gestellte Rechnungen gewinnen, ist eine Faktura-Software durchaus sinnvoll.

Eine moderne Faktura-Software kann nicht nur Rechnungen erstellen. Sie nimmt ihnen viel mehr Arbeit ab und hilft Ihnen den Überblick zu behalten.

Was heißt eigentlich Faktura?

Der Begriff “Faktura” ist ein Synonym für “Rechnung”. Als “Fakturieren” bezeichnet man also das Schreiben einer Rechnung. Gleichzeitig bedeutet “Fakturieren” auch das buchhalterische Buchen auf die entsprechenden Buchhaltungskonten. Eine komplette Buchhaltung ist allerdings nur in sehr umfangreichen Faktura-Systemen enthalten.

Vorteile einer Faktura-Software

Das Arbeiten mit einer modernen Faktura-Software erleichtert den täglichen Papierkram ungemein und hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihr Unternehmen zu behalten. Folgende sehr hilfreiche Funktionen stellt eine Faktura-Software zur Verfügung:

  • Speichern und Wiederverwenden von Kundendaten: In einer Faktura-Software können Sie  die Daten Ihrer Kunden speichern. Möchten Sie diesem einen Brief, eine Rechnung, eine Mahnung oder ein anderes Dokument senden, können Sie den bereits angelegten Kunden einfach auswählen. Die Software fügt alle nötigen Daten automatisch in das Dokument ein.
  • Artikelpflege: Alle Waren und Dienstleistungen welche Sie Ihren Kunden anbieten, können Sie im Faktura-System anlegen und pflegen. Beim Erstellen einer Rechnung müssen Sie dann nur noch bereits angelegte Artikel auswählen und der Rechnung hinzufügen. Damit müssen Sie nicht mehr jede Position einer neuen Rechnung erneut schreiben oder aus bereits erstellten Rechnungen kopieren. Einfach die angelegten Artikel auswählen und der Rechnung hinzufügen. Fertig.
  • Rechtssichere Vorlagen nutzen: 

    Die Vorlagen für Dokumente wie Angebot oder Rechnung entsprechen in einer Faktura-Software in der Regel dem aktuellen rechtlichen Stand. Um eine fortlaufende Rechnungsnummer müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen. Dies erledigt die Software automatisch für Sie. Auch alle weiteren Daten welche auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, sind ebenfalls standardmäßig vorausgefüllt.

  • Geschäftsprozesse abbilden: Umfangreiche Faktura-Programme können neben Rechnungen auch Angebote, Aufträge und Lieferscheine erstellen. Die Dokumente können Sie einfach aus bestehenden Dokumenten erzeugen und müssen somit nicht den Kunden und die Positionen erneut auswählen. Zudem behalten Sie den Überblick über Ihre Prozesse und wissen immer wann und was als nächstes ansteht.
  • Zahlungseingänge kontrollieren: In einer Faktura-Software können Sie Zahlungseingänge für eine Rechnung erfassen. So behalten Sie immer den Überblick, welche Rechnung Ihr Kunde bereits bezahlt hat und welche noch offen ist. Viele Systeme bieten zudem auch das automatisierte Versenden von Mahnungen an, um den Kunden an die Zahlung der Rechnung zu erinnern.

Weitere nützliche Funktionen eines Faktura-Systems

Die vorgestellten Funktionen bilden die Basis einer jeden Faktura-Software. Das System kann noch einige weitere Funktionen enthalten, welche Ihnen imens viel Arbeit, Zeit und Geld sparen können:

  • Automatischer Briefversand: Einige professionelle Faktura-Systeme bieten einen automatisierten Briefversand an. Sie sparen sich also für Dokumente das Ausdrucken, Eintüten und das “zur-Post-bringen”. Die Software übernimmt das automatisch. Auch der Fax-Versand erfolgt vollautomatisch.
  • Plattform- und Ortsunabhängig: Einige Hersteller von Faktura-Software bieten diese in der Cloud an. Das bedeutet, dass Sie nichts herunterladen und installieren müssen. Sie müssen sich lediglich online anmelden und können das System nach einer kurzen Einrichtung sofort nutzen. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass die Daten auf sicheren Servern gespeichert sind. Somit haben sie von überall Zugriff auf Ihre Anwendung und Ihren Daten. Ein Datenverlust gehört durch automatische Backups aller Daten durch den Anbieter der Vergangenheit an.
  • Rechteverwaltung für Mitarbeiter: Sie sollten darauf achten, dass Ihre Faktura-Software eine Rechteverwaltung integriert hat, wenn auch Ihre Mitarbeiter damit arbeiten sollen. Auch wenn Sie diesen natürlich vertrauen (können), sollten diese nicht unbedingt wichtige Einstellungen vornehmen können. Schnell ist versehentlich eine Einstellung vorgenommen, welche ungewollte Folgen nach sich zieht.
  • Offene Schnittstelle (API): Eine API ist sehr interessant, wenn Ihre Faktura-Software mit anderen Systemen zusammen arbeiten soll. So können Sie beispielsweise einen Onlineshop über die API mit Ihrer Rechnungssoftware verknüpfen. Alle Bestellungen im Onlineshop erscheinen dann auch in Ihrer Faktura-Software, in welcher Sie die Bestellung weiter verarbeiten können.
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Über Mike Miler

Mike ist Selbständig seit er 21 Jahre alt war und hat seine erste Webseite bereits mit 14 Jahren erstellt. Heute hilft er Kunden unter https://mike.miler.de/ mit dem technischen Kram ihrer WordPress Webseiten.

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Ein Kommentar

  1. Für mich reicht im Moment noch eure Rechnungsvorlage völlig aus. Aber gut zu wissen dass es sowas gibt. Gerade bei Dingen wie der fortaufenden Rechnungsnummer muss man schon aufpassen. Da hab ich schon mal eine Nummer doppelt vergeben.

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