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Einstieg in die doppelte Buchführung

Pflicht für Kapitalgesellschaften

Da Kapitalgesellschaften über eine Haftungsbeschränkung verfügen, können Gläubiger nur auf die Finanzen des Unternehmens durchgreifen – das Privatvermögen der Gesellschafter ist sicher, solange nicht grob fahrlässig oder aktiv destruktiv gehandelt oder Steuern hinterzogen werden. Im Gegenzug verlangt der Gesetzgeber eine besondere Sorgfalt und Transparenz im Umgang mit den Finanzen des Unternehmens. Konkret bedeutet dies, dass alle Kapitalgesellschaften zur doppelten Buchführung samt Jahresbilanz verpflichtet sind, ganz egal ob es sich dabei um eine UG oder eine AG handelt. Eingetragene Kaufmänner oder nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen, wie Einzelunternehmer, können eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden, sofern sie weniger als 500.000 € Umsatz und weniger als 50.000 € Jahresgewinn erzielen.

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Die Grundlagen der doppelten Buchführung

Wie der Name erahnen lässt, wird bei der doppelten Buchführung jeglicher Geschäftsvorfall auf zwei verschiedenen Buchungskonten erfasst. Dies bedeutet zwar mehr Aufwand, bietet aber gleichzeitig auch mehr Transparenz, da Unstimmigkeiten in der Buchführung schnell auffallen. Die einzelnen Konten gehen dabei ins Detail: Wird vom Girokonto Geld entnommen und in die Kasse eingezahlt, so muss dieser Vorgang auch gebucht werden, obwohl sich die Geldmittel eigentlich nur innerhalb des Unternehmens bewegen. Auch wird oft für jeden Geschäftspartner ein einzelnes Konto angelegt, auf dem alle Verbindlichkeiten oder Gutschriften zu finden sind. Je nach Tätigkeit des Unternehmens sind dutzende bis hunderte Buchungskonten keine Seltenheit.

Soll an Haben – Arten von Konten

Jedes Buchungskonto hat zwei Seiten. Links ist die Soll-Seite, durch einen Strich getrennt befindet sich rechts davon die Haben-Seite. Auf einer der beiden Seiten stehen Ereignisse, bei denen etwas hinzugefügt wurde, auf der gegenüberliegenden Seite wird verzeichnet, wenn etwas entfernt wurde. Auf welcher Seite was eingetragen wird, hängt von der Art des Kontos ab.

Grundsätzlich existieren zwei Arten von Konten. Bei Bestandskonten wird regelmäßig sowohl auf Soll- als auch auf Habenseite gebucht, da die Bestände schwanken. Bestandskonten beginnen immer mit den Anfangsbeständen, die sich aus den finalen Zahlen des Vorjahres ergeben. Die Kasse wäre ein Beispiel für ein Bestandskonto: Hier geht Geld beim Verkauf von Waren ein, aber Geld fließt auch ab, wenn man am Ende der Woche den Gewinn zur Bank bringt. Die Kasse startet auch mit einer gewissen Einlage in das neue Jahr – dem Anfangsbestand.

Ein Beispiel für die Buchung mit Bestandskonten:

Sie benötigen Wechselgeld für Ihre Kasse. Aus diesem Grund entnehmen Sie Ihrem Girokonto 500 € und hinterlegen diese in der Kasse. Auf der Haben-Seite des Girokontos tragen Sie 500 € ein, auf der Soll-Seite der Kasse ebenso. Am Ende sähe die Buchung in den Konten beispielsweise so aus:

Girokonto

Kasse

SOLL

HABEN

SOLL

HABEN

500,00 € 500,00 €

Erfolgskonten gliedern sich in zwei Unterarten: Aufwandskonten, bei denen in der Regel nur auf der Soll-Seite und Ertragskonten, bei denen in die Haben-Seite gebucht wird. Die andere Seite des Kontos wird nur bei Korrekturbuchungen genutzt.

Der Buchungssatz

Jede Buchung muss mit einem Buchungssatz in einem Journal festgehalten werden, in dem sich die Buchungssatz-Liste befindet. Folgende Daten müssen in einem Buchungssatz enthalten sein:

  • Datum der Buchung
  • Eine Begründung der Buchung
  • Der Buchungssatz Soll an Haben
  • Der gebuchte Betrag

Der Buchungssatz lässt viele Unternehmer stolpern, denn „Kasse an Girokonto“ bedeutet nicht, dass von der Kasse Geld an das Girokonto fließt – genau das Gegenteil ist der Fall. Links von „an“ steht das Konto, in dessen Sollseite gebucht wird. In der Praxis werden oft vierstellige Nummern oder Buchstabenkürzel für die Kontenbezeichnung genutzt, statt „an“ findet man meist einen Doppelpunkt. So könnte der Buchungssatz für die 500 € Wechselgeld aussehen:

03.05.2013 Wechselgeld                               K:G          500,00 €

Korrekturbuchungen

Wurde eine Fehlbuchung durchgeführt, wurde ein Auftrag wieder storniert oder gab es eine Veränderung in der Betragshöhe durch z.B. nachträgliche Verhandlungen, darf die durchgeführte Buchung nicht editiert werden. Der Gesetzgeber verlangt in diesem Fall sich an das „Grundprinzip ordnungsgemäßer Buchführung“ zu halten und eine Korrekturbuchung durchzuführen. Diese wird auf gleicher Höhe mit der eigentlichen Buchung im Konto verzeichnet und beim Buchungssatz immer mit „Korr“, „Storn“, „Berichti“, „Aufl“, oder „Rückn“ versehen. Die Korrekturbuchung für den Buchungssatz könnte lauten:

07.05.2013 Wechselgeld (Korr.)                     G:K          500, 00 €

Abschluss eines Kontos

Am Ende des Jahres werden die Konten zur Erstellung der Bilanz abgeschlossen. Dabei muss auf beiden Seiten unter dem Abschlussstrich immer der gleiche Betrag stehen. Aus diesem Grund wird der Endbestand (EB) immer in die Seite gebucht, auf der sich der geringere Betrag befindet. Auf das Beispiel bezogen könnte  es dann so aussehen:

Girokonto

Kasse

SOLL

HABEN

SOLL

HABEN

EB 500,00 €

500,00 €

500,00 €

EB 500,00 €

500,00 €

500,00 €

500,00 €

500,00 €

Durch den Abschluss ist leicht ersichtlich, wie sich der Bestand auf den jeweiligen Konten verändert hat. Aufschluss gibt hier die Höhe und Position des Endbestandes im jeweiligen Konto. Im vereinfachten Beispiel wird direkt klar, dass das Girokonto 500,00 € eingebüßt hat, die Kasse hingegen 500,00 € zugewonnen hat. In der Praxis sind natürlich deutlich mehr Buchungen in den Konten sowie ein Anfangsbestand (der Endbestand des vorherigen Jahres) verzeichnet – an der Aussagekraft ändert dies jedoch nichts.

Der Kontenplan

Im Kontenplan, oft auch als Kontenrahmen bezeichnet, werden alle in der Buchhaltung des Unternehmens verwendeten Konten aufgelistet. Er enthält eine logisch nachvollziehbare Struktur, in der die einzelnen Konten mit mindestens einer Kontonummer und einem Erklärungstext aufgeführt sind. In der Praxis werden meist noch zusätzliche und für das Konto relevante Informationen angegeben.

Prinzipiell gibt es vorgefertigte Kontenpläne, wie z.B. den „SKR03“ (Standardkontenrahmen 03), die allerdings sehr allgemein ausgelegt sind – oft ist es einfacher, gleich einen maßgeschneiderten Kontenplan mit passender Struktur für das eigene Unternehmen zu entwerfen. Durch die Freiheit im Aufbau und der Kontenbezeichnung ist bei quasi jedem Kontenplan ein bestimmtes Konto an einer anderen Stelle unter einer anderen Nummer zu finden.

Die Bilanz

In einer Bilanz werden alle Endbestände der Bestandskonten zum Jahresabschluss hin aufgeführt und übersichtlich dargestellt. Die Bilanz gliedert sich ähnlich den Bestandskonten auf zwei Seiten: Der Aktiva und der Passiva.

AKTIVA

PASSIVA

Anlagevermögen

Umlaufvermögen

Eigenkapital

Fremdkapital

Auf der linken Seite werden die Gegenstände des Unternehmens aufgeführt, die dem Geschäftsbetrieb dienen. Das Anlagevermögen führt dabei längerfristig im Unternehmen befindliche und eher schwer veräußerbare Dinge auf, wie z.B. Grundstücke, Gebäude, Firmenwagen oder große Maschinen.

Das Umlaufvermögen listet Gegenstände auf, die sich nur kurz im Unternehmen befinden oder schnell zu Geld machen lassen. Beispiele hierfür wären das gelagerte Material und Warenbestände, aber auch Girokonten und der Kassenbestand.

Das Eigenkapital führt das dem Unternehmen zur Verfügung stehende Kapital auf, welches ohne zeitliche Begrenzung und ohne Verzinsung zur Verfügung steht.

Als Fremdkapital werden alle Schulden des Betriebes gelistet, egal ob es sich dabei um Kredite von Banken oder andere Verbindlichkeiten handelt. Fremdkapital ist generell zu verzinsen.

Der beim Jahresabschluss in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelte Betrag wird mit eigenem Buchungssatz in die Bilanz eingefügt. Bei einem positiven Jahresergebnis wird der Gewinn beim Eigenkapital aufgeführt, bei einem Verlust steht der Betrag entweder auf der Aktiva-Seite oder mit einem Minuszeichen versehen direkt unter dem Eigenkapital.

Sonderfall: Buchung der Umsatzsteuer

Kapitalgesellschaften müssen auch die Umsatzsteuer buchen. Bei jeder Umsatzsteuerpflichtigen Buchung werden damit drei Schritte fällig. Ein Beispiel:

Herr Gründer kauft mit Geld aus dem Girokonto für 100,00 € Netto + 19 % MwSt, also insgesamt 119,00 €, eine Großpackung Druckpapier für sein Unternehmen. Folgende drei Buchungen müssen durchgeführt werden:

  • Dem Girokonto werden 119,00 € entnommen (Haben-Seite)
  • Aufwand Bürobedarf 100,00 € (Soll-Seite)
  • Mehrwertsteuer als Vorsteuer 19,00 € (Soll-Seite) 

Buchhaltungsprogramme erleichtern diese Buchung oft deutlich, da diese in den meisten Fällen die Mehrwertsteuer von alleine auf das Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto und anschließend auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto buchen. Aus dessen Endbestand lässt sich ablesen, wie viel Geld an das Finanzamt abgeführt werden muss.

Fazit

Die doppelte Buchführung ist gerade für ungeübte Unternehmer selbst mit passenden Programmen ein hoher Zeitaufwand und ein großer Risikofaktor. Schleicht sich ein Fehler ein, drohen Strafen. Eine sichere Alternative bieten Dienstleister wie firma.de, die man schon für wenig Geld mit der Buchhaltung beauftragen kann. Durch das Outsourcen wird wichtige Zeit frei, die man in andere Aktivitäten, wie Kundenakquise oder Auftragsabwicklung, investieren kann, was für mehr Umsatz und höhere Gewinne sorgt.

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