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Rechnungen mit Word und Excel schreiben – Ist das unprofessionell?

Rechnung_mit_WordWenn man sich bei Freiberuflern, Selbständigen und kleineren Firmen umhört, stellt man fest, dass viele Unternehmer ihre Rechnungen mit Standard-Büroanwendungen wie Word und Excel schreiben. Wir hatten sogar schon einmal einen Kunden, der seine Rechnungen mit PowerPoint erstellt hat. Etwas ungewöhnlich, aber zumindest konnte der seinem Steuerberater am Jahresende eine Präsentation schicken. Spaß bei Seite.

Aber warum sind die Office-Produkte von Microsoft oder deren kostenlose Alternativen wie OpenOffice oder Libre-Office so beliebt zum Rechnung schreiben?

Kostenlose Office-Anwendungen verfügbar

In erster Linien sind die Programme „kostenlos“. Schließlich hat man sie schon auf dem Rechner installiert, daher kann man sich hier das Geld für Software-Lizenzen oder für spezielle Faktura-Anwendungen sparen. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn sich der Papierkram mengenmäßig in Grenzen hält.

Kenn ich nicht – Mag ich nicht

Wer kennt diese Redewendung nicht? Unternehmer und Gewerbetreibende sind auch nur Menschen und zählen damit unweigerlich zur Gattung Gewohnheitstier. Zeit ist Geld und somit stellt sich vielen allein schon die Frage, warum man Zeit für die Recherche der „richtigen“ Faktura-Anwendung und die Einarbeitung in die Software aufbringen muss, wenn man sich doch bereits gut mit jenen Büroanwendungen auskennt, die seit eh und je verwendet werden.

Entsprechende Briefvorlagen sind je Gestaltungsumfang schnell erstellt und man kann sofort loslegen. Und selbst dieser Aufwand lässt sich einkürzen, wenn man auf bereits fertig erstellte Vorlagen zurück greift, die es auf unzähligen Webseiten zum herunterladen gibt.

Ist das alles falsch? Gibt es einen richtigen Weg?

Wer dieses Portal etwas intensiver verfolgt, hat längst erfahren, dass auch wir eine solche Faktura-Software erstellt haben und unter dem Namen invoice+ anbieten. Betrachtet man es genau, so müssten wir all diese Standard-Büroanwendungen als Konkurrenz ansehen und Strategien entwickeln, um genau jene Unternehmer davon zu überzeugen, dass sie mit diesen Büroanwendungen nicht optimal arbeiten. Aber was soll der Unfug!? Jeder sollte damit arbeiten können womit er sich am wohlsten fühlt! Und wenn ein Unternehmer damit zufrieden ist, seine Rechnungen in PowerPoint zu schreiben, dann soll er das doch auch tun.

Wir möchten an dieser Situation auch gar nichts ändern. Denn ich weiß selbst viel zu gut, wie die Praxis aussieht:

WordscreenAus meinem Werdegang heraus hat sich ergeben, dass ich an einer privaten Universität Vorlesungen halte. Da ich diese Tätigkeit privat abrechnen kann aber sonst eigentlich keine Rechnungen schreiben muss, habe ich was getan? Richtig, ich habe mir eine Vorlage für Microsoft Word der Universität für Dozenten besorgt und schreibe meine Rechnung ganz einfach und pragmatisch mit dieser Vorlage. Und das, obwohl es ein kleiner Umstand wäre, meine eigene invoice+ Arbeitsumgebung dafür zu benutzen – das sogar kostenlos. Aber das wäre letztlich das sprichwörtliche mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

In einem vorgegangenen Artikel haben wir einige Grenzen der Standard-Büroanwendungen bereits näher beleuchtet. Aber es gibt noch mehr solcher und vergleichbarer Umstände, welche den Einsatz einer speziellen Faktura-Software rechtfertigen:

Dokumente einfach verwaltet

Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen können den „unordentlichen“ Unternehmer mit der Zeit schon überfordern, gerade wenn das Geschäft immer größer wird. Schließlich geht es nicht nur darum jene Briefe zu schreiben sondern sie müssen auch noch gepflegt und vor allem später jeder Zeit wieder gefunden werden.

Hat der Kunde schon bezahlt? Muss ich diesen Kunden schon mahnen? Ist das Angebot schon abgelaufen? Eine Rechnungssoftware übernimmt diese Aufgaben. Und auch in invoice+ ist es zusätzlich sehr leicht möglich, ein bereits erstelltes Angebot direkt in eine Auftragsbestätigung oder in eine Rechnung umzuwandeln. Ein komplettes Neuschreiben der Dokumente entfällt.

Stammdaten einfach verwaltet

In Tabellenkalkulationen oder gar in Datenbanksystemen lassen sich Artikel und Kundendaten gut verwalten. Diese Daten dann aber in ein Dokument zu laden, macht dann schon weniger Spaß und übersteigt bereits das Know How der üblichen PC-Anwender. Entweder man versucht sich mit Seriendruckanbindung oder mit umständlichen „Copy and Paste“. Das ist nicht nur Mühsam sondern kostet auch unheimlich viel Zeit.

In einer Faktura-Anwendung werden Kunden- und Artikeldaten eingepflegt und stehen nahezu überall in der Anwendung zur Verfügung. Diverse Such- und Filteroptionen erleichtern das Wiederfinden und Übernehmen der benötigen Daten. Mit wenigen Klicks steht genau das auf dem Dokument, was auch drauf soll. Hier macht sich das Potential Zeit und somit auch Geld einzusparen sehr deutlich bemerkbar – und das auch schon bei sehr kleinen Betrieben mit vergleichsweise wenigen Aufträgen.

Rechtlich auf der sichereren Seite

In Deutschland schreibt der Gesetzgeber sehr genau vor welche Angaben auf eine Rechnung müssen. Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert kostspielige Abmahnungen oder Ärger vom Finanzamt. Mit den Alternativen zu den Standard-Büroanwendungen ist man zwar auch nicht zu 100% abgesichert, aber zumindest nahe dran. Denn die Software muss aktuell gehalten werden und gesetzliche Änderungen sind je nach Ausmaß nicht sofort in der Anwendung verfügbar. Besonders für Rechnungen ins Ausland ist dies sehr wichtig. Oder wissen Sie auf Anhieb, wie eine Rechnung ins europäische Ausland oder nach Übersee korrekt gestaltet sein muss, um rechtssicher zu sein?

Fortlaufende Rechnungsnummern

Der Gesetzgeber stellt an eine Rechnung eine ganze Reihe von Anforderungen. Neben Namen des Unternehmens, Steuernummer usw. gehört auch eine fortlaufende Vergabe der Rechnungsnummern. Es ist nicht gestattet Rechnungen ohne oder mit mehrfach vorkommenden Rechnungsnummern zu erstellen. Ebenso sind Lücken in den vergebenen Rechnungsnummern nicht zulässig. Das kann schnell beim Steuerberater, beim Finanzamt oder bei einer Unternehmensprüfung ab einer gewissen Unachtsamkeit zu teils gravierenden Folgen und Strafen führen. Nahezu jede Faktura-Software verfügt über einen automatischen Zähler, der die Vergabe der Rechnungsnummern automatisiert.

Zeit ist Geld

Diese Redensart steht bereits in diesem Artikel, wenn auch unter einem anderen Gesichtspunkt – und das sogar absichtlich.

Wie schon erwähnt, muss jeder Unternehmer sehen, inwieweit er sich mit so einer Lösung Zeit sparen kann und vor allem das auch möchte. Unsere eigenen Tests haben aufgezeigt, dass man bereits bei einem recht geringen Aufkommen von zwei bis drei Rechnungen pro Woche man bereits die Zeitersparnis deutlich spürt.

(Mein) Fazit

Letztlich obliegt es jedem selbst, für sich zu entscheiden, mit welcher Strategie die alltägliche Büroarbeit absolviert wird. Gemacht werden muss sie ja doch in jedem Falle. Aber auch dabei gilt eine treffende Redensart: Das Ergebnis heiligt die Mittel.

Diejenigen, die sich doch fragen, welches Potential eine Faktura-Software mit sich bringt und ob man mit ihr tatsächlich schneller und effizienter arbeiten kann, sollten doch unsere kostenlose Rechnungssoftware invoice+ einmal ausprobieren.

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Über Stefan Winklhofer

Stefan Winklhofer ist Geschäftsführer der Tritendo Media GmbH (www.invoiceplus.de), welche sich auf browserbasierte Applikationsentwicklung spezialisiert hat.

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