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Virtuelle Geschäftsadressen – echte Chance oder nutzlose Investition?

Virtuelle Geschäftsadressen werden immer beliebter – doch helfen sie letztlich auch oder ist das Ganze eher Geldverschwendung?

In Deutschland versuchen jährlich zahlreiche Gründer ihr Glück. Über 300.000 Personen gründen jährlich ein Start-up oder machen sich auf eine andere Weise selbstständig. Doch gerade kleinere Betriebe oder Einmann-Unternehmen stehen vor einem Problem. Reicht der Umsatz oder das Ersparte nicht, um sich direkt ein Büro anzumieten, findet der Betrieb zuerst im eigenen Heim statt. Da wird der Kellerraum zum Warenumschlagplatz, die Garage zum Logistikcenter und die Kommunikationszentrale des Betriebs befindet sich zwischen Couchtisch, Sofa und Essecke. All diese Orte sind wenig repräsentativ und eignen sich nicht dazu, Geschäftskontakte aufrechtzuerhalten. Doch gibt es eine Lösung? Ja, die virtuelle Geschäftsadresse.

Was ist eine virtuelle Geschäftsadresse?

Bild endlich-selbststaendig.deZuerst muss klargestellt werden, dass es sich bei einer virtuellen Geschäftsadresse nicht um eine Briefkastenfirma handelt. Während bei Briefkastenfirmen tatsächlich nur ein Briefkasten genutzt wird, vor Ort aber keine Personen anwesend sind, handelt es sich bei der Geschäftsadresse um ein richtiges Büro. Zumeist mietet ein Unternehmen nach Informationen auf fuer-gruender.de Büroräume in renommierten Lagen an und stellt die Räumlichkeit für andere Betriebe zur Verfügung. So ist die virtuelle Adresse mit einer Niederlassung vergleichbar, in der sich mehrere Angestellte des Hauptmieters um die Post und Telefonate der dort gemeldeten Betriebe kümmern.

Aus diesem Grund ist die virtuelle Geschäftsadresse durchaus für Start-ups empfehlenswert, die bislang keine eigenen Räume vorweisen können und aus Kostengründen auf diese verzichten.

Welche Vorteile haben Unternehmen durch die Adresse?

Die Inhalte der angebotenen virtuellen Adressen sind vielseitig:

  • Postannahme
  • Callcenter
  • Ladungsfähige Adresse
  • Behördenkontakt
  • Außenwirkung

Die einfachste Variante betrifft rein die Adresse, unter der Post angenommen und weitergeleitet wird. Geht keine Post ein, bleibt der Unternehmer weiterhin auf der rechtlich sicheren Seite. Denn wohnt er nicht in Deutschland oder möchte aus verschiedenen Gründen seine Privatadresse nicht herausgeben, könnte er in Deutschland kein Unternehmen führen. Bereits für die Erstellung der eigenen Homepage ist laut linksandlaw.de ein Impressum notwendig, welches eine ladungsfähige Anschrift beinhaltet. Diese darf nicht aus einem Postfach bestehen. Wer nun aber nicht möchte, dass die Privatadresse im Internet zu sehen ist, muss sich eine Möglichkeit überlegen. Die virtuelle Anschrift ist hierfür ideal.

Tipp: Nicht jede virtuelle Adresse eignet sich als Impressumsdienst. Das Unternehmen muss die eingehende Post entgegennehmen und weiterleiten, sodass dieser Punkt unbedingt vorab geklärt werden muss.

Bild endlich-selbststaendig.de1Besonders praktisch ist die Lösung, wenn sich die Anschrift in angesehenen Bereichen der Stadt befindet. Eine Geschäftsadresse in München, vielleicht sogar am Viktualienmarkt zu besitzen, wirkt nach außen ungemein ansprechend. Geschäftsräume in dieser Gegend sind teuer, sodass viele Kunden davon ausgehen, dass es sich bei dem dort ansässigen Unternehmen um einen bekannten Betrieb handelt, der längst auf dem Markt etabliert ist. Ein gerade gegründetes Start-up oder ein Freiberufler kann sich solche Büroräume in den seltensten Fällen leisten. Da die Geschäftsadresse aber nur einen Bruchteil der Miete kostet, steigt die Außenwirkung.

Der Kostenfaktor ist ohnehin sehr interessant, wenn es um Geschäftsadressen geht. Unternehmen, die zwar ein Büro für den Postempfang benötigen, aber keine eigenen Räumlichkeiten haben, sparen sich die üblichen Mieten für Gewerberäume, sofern sie auf eine Geschäftsadresse zurückgreifen. Allerdings sollte das Angebot in diesem Fall auch ein Callcenter beinhalten. In diesem Fall werden auch die Anrufe untertags nach Rücksprache entgegengenommen und der Unternehmer kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, ohne die eigenen Kunden warten zu lassen.

Ist das Start-up noch so jung, dass nicht absehbar ist, ob sich die Anmietung eigener Geschäftsräume lohnt, bietet die virtuelle Adresse den größten Vorteil. Es entfällt nämlich nicht allein die Miete für Gewerberäume, sondern auch die Kosten für das Personal. Kaum ein Unternehmer schafft es, sowohl den Vertrieb, das Sekretariat und die Buchhaltung allein dauerhaft zu bewerkstelligen. Da bei der virtuellen Adresse zumindest die Sekretariatstätigkeiten zu großen Teilen übernommen werden und Kundengespräche am Telefon gleich entgegengenommen werden können, braucht sich der Unternehmer nicht auch noch um diese Punkte sorgen.

Was ist in Bezug auf die virtuelle Geschäftsadresse zu beachten?

Wer sich aktiv nach einer virtuellen Geschäftsadresse umsieht, sollte die Angebote unbedingt miteinander vergleichen. Besonders wichtig ist, abzuklären, ob sich vor Ort tatsächlich Angestellte befinden. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Briefkastenfirma, die wiederum einen hohen Imageverlust bedeuten kann. Des Weiteren müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Ist die Postannahme garantiert?
  • Wie wird die Post weitergeleitet?
  • Welche weiteren Inhalte bietet die Adresse?
  • Stehen notfalls Büroräume zur Verfügung?

Die Annahme sowie die Weiterleitung der eingehenden Post ist das wichtigste Kriterium. In der Regel müssen Mieter von virtuellen Adressen eine Vollmacht geben, damit die Post in Empfang genommen werden kann. Gleichfalls muss aber geregelt sein, wie die Post weitergeleitet wird. Je nach Angebot gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wahlweise wird die Post geöffnet und eingescannt verschickt, alternativ gesammelt und wöchentlich oder monatlich weitergeleitet. Hierbei ist auf die Zeitspanne zwischen Eingang und Weiterleitung zu achten. Da die Post als zugestellt gilt, sobald sie die virtuelle Adresse erreicht, kann eine lange Weiterleitungszeit bedeuten, dass wichtige Fristen ablaufen.

Praktisch ist, wenn die virtuelle Geschäftsadresse nicht allein als Postadresse und Telefonkontakt dient, sondern tatsächliche Büroräume zur Verfügung stellt. In diesem Fall können Start-ups direkt im virtuell-realen Büro Termine mit Geschäftspartnern vereinbaren. Sollte dies nicht zu oft vorkommen, lohnt sich noch kein eigenes Büro. Zudem sind die Preise für die Nutzung der angemieteten Kurzzeitbüros deutlich günstiger, als die Miete von Geschäftsräumen in renommierten Lagen.

Die virtuelle Geschäftsadresse bietet etliche Vorteile

Letztendlich muss natürlich jeder Geschäftsinhaber selbst entscheiden, ob er ein solches Angebot in Anspruch nimmt. Die Vorteile überwiegen die Nachteile jedoch deutlich. Gerade, wenn es um den Schutz der Privatsphäre und die Außenwirkung geht, ergibt die Geschäftsadresse Sinn. Immerhin darf sie auf Visitenkarten, im Impressum der Webseite und auf Geschäftsbriefen verwendet werden, ohne dass dem Mieter der Anschrift Nachteile entstehen. Zwar kostet die Anmietung eine monatliche Gebühr, die Kosten stehen aber in keinem Verhältnis zu denen echter Büroräume. Wer vor der Anmietung alle relevanten Punkte klärt und sich den Vertrag genau ansieht, wird mit der virtuellen Anschrift etliche Pluspunkte erhalten.

Bildquellen:
Abbildung 1: © cdu445 (CC0-Lizenz) / pixabay.com
Abbildung 2: © jp26jp (CC0-Lizenz) / pixabay.com

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Über Stefan Winklhofer

Stefan Winklhofer ist Geschäftsführer der SuprSale GmbH (www.suprsale.com), welche sich auf browserbasierte Applikationsentwicklung spezialisiert hat.

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