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Der Weg in die Selbstständigkeit – Kosten im Homeoffice

Das Homeoffice ist längst in der Geschäftswelt angekommen und bietet jungen Unternehmern eine Chance, die Kosten möglichst gering zu halten. Viele Berufsfelder können heutzutage so flexibel angelegt werden, dass das Arbeiten von zu Hause einen großen Teil des Alltags ausmachen kann. Ein immenser Vorteil ist neben der Flexibilität womöglich auch die Kostenersparnis durch den Wegfall einer Miete. Dennoch fallen auch im Homeoffice erst einmal Kosten an, die nicht zu unterschätzen sind. Denn eines ist klar: Mit einem alten Laptop oder Computer, der bislang zum Surfen ausreichte, ist es nicht getan.

Die Büroeinrichtung

Bild 1Im Homeoffice lässt es sich von überall arbeiten. Der Laptop kann mit ins Bett, auf die Couch, als Tisch reicht auch der Küchen- oder Wohnzimmertisch. Das mag stimmen und für eine gewisse Weile auch funktionieren. Dennoch sollte sich jeder Selbstständige das Homeoffice einrichten, als sei es ein ganz gewöhnliches Büro mit:

  • Schreibtisch
  • Schreibtischstuhl
  • Regalen und
  • Schränken.

Wenn sich auch kurzfristig vom Sofa aus die Arbeit erledigen lässt, so ist dies keine dauerhafte Lösung. Gerade im Heimbereich sollte eine strenge Abgrenzung zwischen den Arbeitsbereichen und den privaten Wohnräumen vorhanden sein. Dies hilft schon, um der Familie mitzuteilen, dass der Selbstständige gerade keine Freizeit hat. Zudem birgt das Homeoffice dieselben Tücken, wie jeder andere Schreibtischjob auch. Auf Dauer schmerzt der Rücken, Verspannungen treten auf und das Arbeiten wird zur schmerzhaften Qual.

Aus diesem Grund ist es ungemein wichtig, den Schreibtisch und Schreibtischstuhl auf die ergonomischen und persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Bei dieser Anschaffung sollte niemals gespart werden, denn letztlich kostet es mehr, regelmäßig schlechte Schreibtischstühle zu kaufen, als gleich zu Beginn einen ordentlichen.

Bei den Regalen und Büroschränken können Selbstständige durchaus sparen. Hier braucht es nicht der beste Büroschrank sein, gerade in den Anfangszeiten genügt auch ein mit mehreren Böden ausgestatteter Mehrzweckschrank.

Der Bürobedarf

Bild 2Der Punkt Bürobedarf stellt anfangs oft ebenfalls einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Da ein Computer im Homeoffice nahezu unabdingbar ist, sollte dieses Gerät eine gute Qualität aufweisen. Es ist sinnvoll, sich nicht nur auf einen Laptop zu verlassen, sondern noch ein festes Standgerät zu besitzen. Einige Arbeiten funktionieren hier wesentlich besser, zudem beschreibt der PC direkt einen festen Arbeitsbereich, der auch von der Familie mit Arbeit assoziiert wird. Ein tragbares Zweitgerät, beispielsweise ein Laptop, ist dennoch sinnvoll. Sollte der Computer einen Defekt haben, liegt die Arbeit nicht gleich brach, sondern kann vom Laptop aus fortgeführt werden. Zumindest, wenn ein externer Speicher genutzt wird.

Des Weiteren zählen zum Bürobedarf:

  • Drucker
  • Telefone
  • Router
  • Papier
  • Druckertinte und
  • Versandunterlagen.

Beim Kauf des Druckers sollten Selbstständige nicht allein auf die Kosten des Geräts achten, sondern die Patronen unbedingt mitberücksichtigen. Nicht selten kostet eine neue Patrone fast so viel, wie ein günstiger Drucker. Wer regelmäßig druckt und schon zu Beginn der Selbstständigkeit weiß, dass viel Papier anfällt, sollte sich gleich für einen Laserdrucker entscheiden. Auch ein Kopiergerät oder ein Multifunktionsdrucker, der Drucker, Scanner und Kopierer vereint, ist sinnvoll.

Eine gute Telefonanlage oder ein gutes Telefon ist ungemein wichtig. Hier gilt, dass auch der Telefonanschluss zu berücksichtigen ist. Oftmals ist es sogar sinnvoll, das Homeoffice mit einem gesonderten Anschluss zu verbinden, damit die Erreichbarkeit gegeben ist. Wer Kinder im Haus hat, wird sonst schnell merken, dass eine einzige Leitung oft stundenlang belegt ist.

Weitere Kostenpunkte betreffen den reinen Bürobedarf, der bei Druckerpapier beginnt und bei Versandunterlagen endet.

Die Kosten für Software und Tools

Selbst das kleinste Homeoffice kommt in der Regel nicht ohne spezielle Software oder einige Tools aus. Viele der Programme vereinfachen den Geschäftsablauf und helfen bei der Planung, andere sind für die Ausübung des Berufs unabdingbar. Ein Designer kann nicht ohne ein entsprechendes Bildbearbeitungsprogramm arbeiten – und wer sein Hobby zum Beruf machen möchte, sollte nicht unbedingt auf die kostenfreien Lösungen vertrauen. Je nach Programm können hier monatliche Kosten oder auch einmalige Anschaffungskosten anfallen. Wer eine Fotobearbeitungssoftware benötigt, muss schnell einmal an die 1.000,00 Euro ausgeben, kommen noch Programme zum Rendern von 3D-Grafiken hinzu, wird es noch teurer. Diese Ausführung lässt sich auf fast jeden Bereich ausweiten.

Doch auch Softwares, die den Arbeitsalltag erleichtern oder absichern, dürfen bei der Kostenaufstellung nicht vergessen werden:

  • Virenschutz
  • Steuersoftware
  • Buchhaltungssoftware und
  • Synchronisationssoftware.

Ohne einen Virenschutz sollte niemand im Homeoffice arbeiten. Nicht nur ist der eigene Computer mit einem Internetzugang dauerhaft gefährdet, auch Kunden könnten Arbeiten nicht abnehmen, sollte deren Schutzprogramm anschlagen. Die Steuersoftware lässt sich hingegen wunderbar mit Buchhaltungssoftwares verbinden. In diesem Fall wird nicht nur die Buchhaltung über ein Programm abgewickelt, sondern die Steuer direkt aus dem Programm dem Finanzamt gemeldet. Gerade in Bezug auf die jährliche Steuererklärung oder die Umsatzsteuervoranmeldung ist dieses Zusammenspiel sinnvoll.

Wer zwei Geräte nutzt, sollte zudem daran denken, die arbeitsrelevanten Dateien stets verfügbar zu haben. Hierzu können Selbstständige natürlich einen Onlinespeicherplatz wählen, den es durchaus schon kostenlos mit einer begrenzten Speicherkapazität gibt. Einmal auf den einzelnen Geräten installiert, sind die Daten immer abrufbar. Eine Alternative stellt eine im Netzwerk freigegebene externe Festplatte dar. Diese bedeutet aber auch, dass auf die Daten nicht während eines Geschäftstermins außer Haus zugegriffen werden kann.

Die Kosten des Homeoffice sind übersichtlich

Wenn auch Kosten für die Einrichtung eines Homeoffices anfallen, so sind sie im Vergleich zur üblichen Büroeinrichtung gering. Selbstständige brauchen keinen zusätzlichen Raum anmieten, sollten aber vorab abklären, ob in der Mietwohnung ein Homeoffice und somit ein Firmensitz erlaubt ist. In der Regel verweigern Vermieter die Zustimmung nicht, sofern kein Kundenverkehr herrscht und die anderen Mieter von der Arbeit nicht belästigt werden.

Zur Schaffung einer professionellen Arbeitsatmosphäre ist es wichtig, den Arbeitsplatz von Beginn an ordentlich einzurichten und auf hochwertige Möbel zu achten. Letzteres wirkt sich sogar unmittelbar auf die Gesundheit aus, da ein hochwertiger Schreibtischstuhl den Rücken schont. Wer das Homeoffice absetzen möchte, muss übrigens einen zusätzlichen, abschließbaren Raum zur Verfügung haben, der tatsächlich zur reinen Arbeit genutzt wird. Bei einer Betriebsprüfung könnte es sonst zu Problemen kommen, wenn beispielsweise noch eine Gästecouch oder zu viele private Unterlagen im Arbeitszimmer aufbewahrt werden.

 

Bildquellen:
Abbildung 1: © StartupStockPhotos (CC0-Lizenz)/ pixabay.com
Abbildung 2: © gr8effect (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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Über Stefan Winklhofer

Stefan Winklhofer ist Geschäftsführer der SuprSale GmbH (www.suprsale.com), welche sich auf browserbasierte Applikationsentwicklung spezialisiert hat.

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