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Die optimale Büroeinrichtung für Selbständige – worauf kommt es an?

Die optimale Büroeinrichtung bewegt sich zwischen den Polen Wohlfühlfaktor, sozialem Austausch, Gesundheit sowie moderner Kommunikationstechnik und den damit verbundenen Kosten. Businesswoman talking on the phone in modern officeDoch bei aller Qualität der technischen Ausstattung ist auch der Blick auf den Bürostuhl immer noch von entscheidender Bedeutung: 30 Prozent aller krankheitsbedingten Ausfälle im Büro gehen auf Rückenprobleme zurück. Beim einzelnen Arbeitnehmer summiert sich das auf bis zu 24 Krankheitstage pro Jahr. Also ist der individuell einstellbare Bürostuhl immer noch wichtig für die Atmosphäre im Büro, denn: Wer krank ist oder sich unwohl fühlt, bekommt und verbreitet schlechte Laune. Übrigens: Wer mit zehn Fingern tippt, sitzt automatisch besser und rückenschonender auf dem Stuhl und vor dem Computer-Bildschirm. Wenn es dazu noch Rückzugsmöglichkeiten und das Kommunikationszentrum Teeküche gibt, ist der erste Schritt in Richtung eines guten Büros bereits getan. In diesem Artikel sollen nun einige Tipps und Informationen aufgezeigt werden, mit denen sich das eigene Arbeitsumfeld den beruflichen Herausforderungen bestmöglich anpassen lässt.

Sharing liegt im Trend – unter anderem bei Büros

Wie die Büroeinrichtung aussieht, hängt von Branche und Beruf ab. Wer ganz oder überwiegend außer Haus beim Kunden arbeitet, benötigt keine repräsentativen Räume. Zu Beginn der Selbstständigkeit zum Beispiel genügt das Home Office; funktioniert die eigene Idee und expandiert die Firma, ist der Einstieg in eine Bürogemeinschaft denkbar. Der Vorteil besteht darin, dass sich Basiskosten wie für Miete und Strom sowie ein gemeinsames Sekretariat auf mehrere Nutzer verteilen. Beim Büro-Sharing gibt es viele Möglichkeiten: Komplett eingerichtete Zimmer mit Schreibtisch und Computer oder nur der nackte Raum, der selbst möbliert wird. Diese Nutzungsmöglichkeiten liegen im Trend. Für eine Besprechung mit wichtigen Kunden, einen Workshop oder ein Weiterbildungsseminar sind repräsentative und technisch komplett ausgestattete Räume stunden- oder tageweise zu mieten. Die wichtigsten Fakten zum Büro-Sharing im Überblick:

  • Basiskosten wie Miete, Strom und Sekretariat werden geteilt (+)
  • Ein Besprechungsraum kann jeweils umschichtig genutzt werden (+)
  • Es besteht erhöhter Koordinationsbedarf (-)

Kommunikation ist alles – welches Equipment wird benötigt?

Businessman typing a message on smart-phone in modern officeStändige Erreichbarkeit ist im Internet-Zeitalter Pflicht. Egal, ob über Smartphone, Laptop oder Tablet: Wer heute nicht „responsive“ ist – also für alle Endgeräte seine Angebote und Nachrichten angemessen darstellt – verschenkt betriebswirtschaftliches Potenzial. Neben der Online-Seite des eigenen Geschäfts sollte man jedoch auch die Kommunikation auf sprachlicher Ebene nicht vernachlässigen. Diese beinhaltete heute nämlich weit mehr als nur ein Festnetz-Telefon:

Eine passende Kommunikationsanlage übernimmt viele Pflichten

Kommunikationsanlagen lassen sich heute perfekt auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden, wie der Fachanbieter auerswald.de eindrucksvoll aufzeigt. Dabei sind vor allem folgende Aspekte sehr interessant:

  • Klare Trennung zwischen privaten und dienstlichen Gesprächen im Homeoffice
  • Anrufumleitungen auf das eigene Handy bei Außenterminen
  • Steuerung der Telefonanlage per App (Voicemails und Faxe von unterwegs abrufen)
  • Einbindung von firmeneigener Software in die Telefonanlage (Abruf der jeweiligen Kundendaten bei Anruf)
  • Eine automatische „Firmenzentrale“, die die Kunden mit passenden Mitarbeitern verbindet

Persönliche Anrufannahme statt Mailbox oder Callcenter

Damit kommt übrigens die Bürogemeinschaft wieder ins Spiel mit einem von mehreren Firmen genutzten und anteilig bezahlten Sekretariat. Die dort arbeitenden Kräfte stellen gerade für die Kundschaft etwas anderes dar als Anrufbeantworter oder Mailbox, wenn Chef und Mitarbeiter selbst nicht im Haus sind. So ist die Firma über Festnetz erreichbar, Kunden und Geschäftspartner treffen auf Kräfte, die für alle im Haus sitzenden Firmen Knowhow besitzen und gezielt antworten können. Das unterscheidet sich zudem deutlich von dem Angebot der Callcenter. Dort lesen die Mitarbeiter vorformulierte Antworten am Computerbildschirm ab – besitzen aber im Grunde von keinem der Anliegen, die sie bearbeiten, wirklich fundierte Kenntnis. Über Festnetz erreichbar zu sein, lohnt sich und rechnet sich betriebswirtschaftlich, zumal das Sekretariat wiederum von einer guten Telefonanlage profitiert.

 

Abbildungen: © ldprod, fotolia.com

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Über Stefan Winklhofer

Stefan Winklhofer ist Geschäftsführer der SuprSale GmbH (www.suprsale.com), welche sich auf browserbasierte Applikationsentwicklung spezialisiert hat.

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