Ist die Rechnungserstellung in Word oder Excel GoBD konform?

Es ist so unwirklich. Ein seltsames Gefühl, sobald man zum ersten Mal die Rechnung in Händen hält, die man in Word und Excel selbst erstellt hat. Als professioneller Gewerbetreibender will man schließlich einen seriösen ersten Eindruck beim Kunden hinterlassen. Kann da eine Rechnung in Word oder Excel nicht einem positiven Auftritt im Wege stehen?

GoBD für alle Fälle

„Das geht aus den Aufzeichnungen nicht hervor”, wird uns das Finanzamt am Ende sagen. Doch bevor wir zu dieser Erkenntnis kommen, sind wir überhaupt froh, es nicht versäumt zu haben, Aufzeichnungen zu machen.

Zu einem ordentlichen Geschäftsbetrieb gehören die Buchführung sowie die Aufbereitung von Unterlagen und Dokumenten in elektronischer Form nicht nur dazu, sie ist sogar verpflichtend. Seit 1.1.2015 ersetzen die vom Bundesfinanzministerium verabschiedeten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern sowie Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die vorherigen Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff sowie der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Nun erwartet natürlich niemand, dass wir all diese Regelungen im Wortlaut genau auswendig parat haben. Jeder Unternehmer sollte sich aber vor Existenzgründung zumindest grob damit beschäftigen, welche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf ihn zukommen.

Es hat einen Geschäftsvorfall gegeben

Es wird kein Tag im Betrieb vergehen, an dem es nicht zu, im wahrsten Sinne des Wortes, zahlreichen Geschäftsvorfällen kommen wird. Die Finanzspirale im Unternehmen dreht sich unaufhörlich und der Wert eines Unternehmens bemisst sich in erster Linie nun mal an seiner wirtschaftlichen Lage. Eine Selbstverständlichkeit also, dass jede Transaktion für einen sachverständigen Dritten transparent dargelegt werden kann. Alle gebuchten Betriebsausgaben sowie Einnahmen sind schließlich in chronologischer Reihenfolge für den Betriebsprüfer einsehbar. Vorschriftsgemäß sind alle sensiblen Daten- egal ob in Papierform oder digital- vor unbefugten Zugriffen geschützt und fristgerecht sofort zum Zeitpunkt des Geschäftsvorfalles, erfasst worden. Auch Auswirkungen auf den steuerlichen Gewinn (wie beispielsweise Abschreibungen) sind nicht unter den Tisch gefallen.

Der Unternehmer garantiert dem Fiskus

  • die Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Ordnung
  • und Fälschungssicherheit

seiner Belege.

Missbrauch und Manipulation ausgeschlossen?

Bei so viel Pflichtbewusstsein wäre es gar eigentlich gar nicht nötig gewesen, die neuen GoBD-Richtlinien zum 1.1.2015 zu verabschieden. Es wimmelt schließlich in der Theorie nur so von betrieblichen Idealfällen. Ihre ernste Auseinandersetzung mit steuerlich relevanten Praxisfragen würde jede Reglementierung und staatliche Überprüfung doch überflüssig machen. Angesichts der digitalen Revolution wollte man im Ministerium aber nicht untätig bleiben. Zu groß die Gefahr durch immer größer werdende Netzwerke und digitalen Datenaustausch Belege zu verfälschen und die Loyalität des Unternehmers gegenüber dem Fiskus in Frage zu stellen.

Wer sagt einem denn schließlich, dass alle Belege bzw. vor allem elektronische Dokumente Originale sind? Wer sagt einem, dass der im Betrieb beschäftigte Buchhalter die letzte Person war, die die Buchung festgeschrieben hat? Der große Unbekannte könnte an der Unveränderbarkeit der Daten gedreht haben.

Zweifel an der Word/Excel Rechnung

Das Finanzamt bezweifelt zumindest die gemachten Angaben in der Steuererklärung. Der ausgewiesene zu versteuernde Gewinn wurde viel zu niedrig angesetzt. Die Rechnungen scheinen manipuliert worden zu sein. Die Preise für die Dienstleistungen/Produkte wirken nicht annähernd angemessen. Ein „Es ist aber so” reicht in dem Fall nicht als beweiskräftige Erklärung für unveränderte Geschäftsbelege. Denn der Unternehmer ist in der Beweispflicht. Nicht der Fiskus. Wenn der Fiskus erstmal Zweifel angemeldet hat, wird er nach bestem Wissen und Gewissen den Gewinn schätzen und die daraus resultierenden Steuern einbehalten.

Nicht gegen die GoBD verstoßen

Die zeitliche Protokollierung der Word/Excel Rechnung wird als Beweis nicht anerkannt. Der Inhalt vor der Veränderung geht schließlich nach erneuter Speicherung verloren. Auf eine Rechnungserstellung in Word oder Excel muss man trotzdem nicht automatisch verzichten.

Solange man zwei Grundsätze beachtet:

Vorlage: Man verwendet zur Rechnungserstellung in Word/Excel eine Vorlagendatei. Die mithilfe der Vorlage erstellten Rechnungen druckt man aus, versendet sie an den Leistungsempfänger und archiviert sie in einem Aktenordner. Man speichert die Datei digital ab

Online Office Datei: Man legt die Datei online an, wandelt sie aber in ein schützendes Format (z.B. PDF) um, so dass eine Unveränderlichkeit garantiert bleibt

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