Kleinunternehmer haben es gut: Für sie ist Brutto wie Netto. Mehrwertsteuern müssen sie auf Ihren Rechnungen nicht ausweisen. Das macht vieles vergleichsweise einfach. Kommt die Mehrwertsteuer ins Spiel, müssen sich Gewerbetreibende Gedanken darüber machen, wie sie Ihre Angebote, Rechnungen usw. gestalten. Und am Ende muss alles natürlich auch noch korrekt sein.

B2B

Unter dieser Abkürzung versteht man den Begriff „Business to Business“, zu Deutsch: Geschäfte unter Geschäftsleuten. Hier sind die Nettopreise wichtiger. Die Mehrwertsteuer spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Der Rechnungsempfänger verbucht sie als Umsatzsteuer, der Absender als Vorsteuer. Beides wird mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen gegenübergestellt und verrechnet – quasi ein durchlaufender Poster.

B2C

Diese Abkürzung steht für „Business to Consumers“, also Geschäfte mit Endverbrauchern. Hier spielt die Mehrwertsteuer eine entscheidende Rolle. Jeder Endverbraucher muss sie auf alle Produkte bezahlen. Somit sind die Nettopreise für ihn im Grunde völlig uninteressant.

Wer die Wahl hat…

Auch wenn Selbständige zunächst davon ausgehen, dass sie es ausschließlich mit Geschäfts- oder Privatkunden zu tun haben werden, zeigt die Praxis doch etwas anderes. Wer sich mit Hilfe einer Office-Suite Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt hat, kommt spätestens dann in Schwierigkeiten, wenn die Artikelpreise auf einmal statt in Netto in Brutto (oder umgekehrt) ausgewiesen werden sollen.

Auch bei der Planung und der späteren Entwicklung von Invoice+ der kostenlosten Rechnungssoftware standen wir des Öfteren vor genau dieser Situation. Auch wenn dieses Detail auf den ersten Blick minimal und unbedeutend scheint, es ist es nicht. Aus diesem Grund wurde diese Funktionalität zunächst außen vor gelassen und invoice+ orientierte sich zunächst ausschließlich am B2B-Modell. Aber dabei sollte es nicht bleiben.

Mit dem aktuellen invoice+ Update auf Version 2.2 können Sie nun auch beide Geschäftsmodelle mit invoice+ abbilden – und das sehr einfach für jedes einzelne Dokument.

Wie funktioniert’s?

Eines vorweg: Wir haben uns intensiv mit der Materie befasst. Von unserem ursprünglichen Lösungsansatz, das Geschäftsmodell über Kunden- und Artikelgruppen zu definieren, haben wir uns distanziert. Das Handling wäre schlicht unüberschaubar.

Wir wollten eine Möglichkeit bieten, für jedes Dokument wahlweise das B2B- oder B2C-Modell anzubieten. Und diese Möglichkeit ist über Ihre Briefvorlagen möglich.

Die Vorbereitung

Falls Sie sich mit invoice+ schon etwas befasst haben, haben Sie sich sicherlich bereits erste Dokumenten Vorlagen mit dem Vorlagen Designer erstellt. Gut, hier setzen wir an. Falls Sie dies noch nicht getan haben, macht das auch nichts. invoice+ bietet von Haus aus eine „Standardvorlage“, welche als Grundlage durchaus ausreichend ist.

Bevor Sie die Unterscheidung für B2B und B2C vornehmen, empfiehlt es sich aber ausdrücklich, dass Sie zumindest die in invoice+ enthaltene Standardvorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Im Weiteren wird in diesem Artikel davon ausgegangen, dass Ihre Vorlage für das B2B-Modell ausgelegt ist und demzufolge Nettopreise zzgl. der Mehrwertsteuer auf den Dokumenten ausgewiesen werden.

Haben Sie Ihre „Standardvorlage“ personalisiert oder eine eigene Vorlage erstellt, legen Sie von dieser Vorlage eine Kopie an. Ergänzen Sie den Namen der erstellten Kopie um den Hinweis „Brutto“. Aktivieren Sie im Tab „Positionen“ die unten stehende Auswahlbox „Zeige Brutto inkl. MwSt.“ und Speichern Sie Ihre Änderungen. Das war’s schon.

Die Verwendung

Je nachdem, welches Geschäftsmodell für Sie häufiger zum Einsatz kommt, können Sie die Netto- oder Brutto-Vorlagen als Standard festlegen.

Bei jedem neu erstellten Dokument können Sie die zu verwendende Briefvorlage auswählen. Wählen Sie einfach das gewünschte Geschäftsmodell und schon sind Ihre Verkaufsdokumente genau auf die Bedürfnisse des Empfängers zugeschnitten.

Abschließend noch ein Tip: Ihre Angebote können Sie auch in Auftragsbestätigungen und Rechnungen umwandeln. Die im Angebot verwendete Vorlage wird bei der Umwandlung mit übernommen, sodass Sie die Auswahl der richtigen Vorlage nur einmal pro Geschäftsfall vornehmen müssen.