Buchhaltung mit smarter Software – Mehr Zeit fürs Wesentliche!

Der Start in die Selbstständigkeit und die anschließende Führung des eigenen Unternehmens erfordern ein breit gefächertes Wissen rund um die betriebliche Organisation. Insbesondere die Buchhaltung verlangt aufgrund ihrer ausführlichen Reglementierung große Sorgfalt.

Typische Herausforderungen in der Buchhaltung

Je größer der Betrieb ist bzw. wird, desto komplexer werden die Aufgaben in der Buchhaltung. Regulatorisch werden viele buchhalterische Anforderungen vom Bundesfinanzministerium in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) festgehalten. Diese klingen zunächst abschreckend, sind aber nach einer Einarbeitung in die Materie beherrschbar.

Einmal verinnerlicht werden die Mindestangaben auf Ausgangsrechnungen schnell zur Selbstverständlichkeit im betrieblichen Alltag (Details regelt beispielsweise § 14 Umsatzsteuergesetz). Weitere buchhalterische Herausforderungen sind:

• Prüfung, strukturierte Ablage und Zahlung von Eingangsrechnungen.
• Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR) bei einfacher Buchführung für z. B. Freiberufler und Kleingewerbetreibende.
• Anfertigung einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (kurz: GUV) sowie einer Bilanz bei doppelter Buchführung für z. B. Kapitalgesellschaften oder einen eingetragenen Kaufmann.
• Abwicklung der Lohnbuchhaltung sowie fristgerechte Übermittlung aller Daten an Ämter, Sozial- und Krankenkassen. Informationen zu relevanten Fristen sind unter dem Stichwort „Fristen Beitragsnachweise“ bei den Krankenkassen zu finden.
• Durchführung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Das notwendige Wissen erwerben Unternehmer durch selbstständige Weiterbildung. Zuverlässige Informationen halten mehrere Anlaufstellen im Internet bereit. Große Plattformen (Haufe ist eine von diesen) bieten regelmäßig aktualisierte Produkte mit Zugriff auf Online-Seminare sowie umfassende Fachliteratur und die Buchhaltung unterstützende Software.
In den meisten Fällen bleibt die Beauftragung eines Steuerberaters zur Abwicklung aller Arbeiten erforderlich.

Reibungslose und regelkonforme Prozesse dank smarter Software

Ein Großteil der Vorgänge folgt festen Abläufen. D. h. die Buchhaltung bietet Potenzial zur Automatisierung durch Software-Lösungen.
Betriebe können zwischen ganzheitlichen Lösungen oder Teil-Lösungen wählen. Spezialisierte Software-Systeme erfassen und sortieren Eingangsrechnungen automatisch oder erstellen Ausgangsrechnungen und Mahnbescheide nach vorgegebenen Regeln.

Auf Belege wird zeit- und ortsunabhängig zugegriffen und nützliche Übersichten (z. B. Einnahmen und Ausgaben) werden auf Anforderung erstellt. Einige Systeme erlauben das Ausführen von Sammelüberweisungen oder mehrerer Lastschriften gleichzeitig über eine Anbindung an das Bankkonto. Andere Software-Lösungen dienen zur Abwicklung der Lohnbuchhaltung mit integrierter Schnittstelle zu Finanzamt und Sozialkassen.

Vorsicht ist besser als Nachsicht

Die Auswahl der richtigen Software für das eigene Unternehmen sollte sorgsam abgewogen werden. Die meisten Systeme können einige Wochen kostenfrei getestet und online bezogen werden. Diverse Vergleichsportale bieten eine Übersicht über deren Vor- und Nachteile.
Eine effiziente und richtlinienkonforme Abwicklung der Buchhaltung sorgt dafür, dass der Unternehmer so viel Zeit wie möglich für seine Kerntätigkeit aufbringen kann. Die Verwendung einer smarten Software kann durch automatisierte Prozesse, regelmäßige Updates zu Regelungen und optimierte Schnittstellenanbindungen zu Ämtern und Steuerberatern der Schlüssel zum Erfolg sein.

Dabei gilt der Grundsatz: Vorsicht ist besser als Nachsicht! Je sorgfältiger die Prozesse abgestimmt werden, desto weniger Zeit geht durch Nacharbeiten verloren.