Das Lastenheft kann der Auftraggeber auch verwenden, um es an potenzielle Auftragnehmer weiterzugeben. Diese können sich das Lastenheft ansehen und entscheiden, ob sie diesen Auftrag erfüllen könnten. Aus den Anforderungen an das Projekt können potenzielle Auftragnehmer ein Pflichtenheft erstellen und ein Angebot abgeben.

Warum Sie auf ein Lastenheft nicht verzichten sollten

Häufig wird angenommen, dass ein Lastenheft und Pflichtenheft für ein Projekt überflüssig sind und deren Erstellung nur Zeit kostet. Allerdings hat die Erfahrung gezeigt, dass Projekte, für welche dieser Aufwand betrieben wurde, meist schneller fertiggestellt wurden. Die Anforderungen und Ziele des Auftraggebers waren im Vorfeld klar, wodurch weniger Änderungsschleifen durchlaufen werden mussten.

Des Weiteren kommt es immer wieder zu Konflikten, weil der Auftraggeber nicht mit der Leistung des Auftragnehmers zufrieden ist. Mit Hilfe des Lastenhefts kann der Streit häufig beigelegt werden, wenn die Anforderungen an das Projekt im Lastenheft beschrieben wurden. Kommt es zum Konflikt, kann im Lastenheft nachgesehen werden, ob z.B. eine vom Kunden erwartete, vom Auftragnehmer aber nicht umgesetzte Funktion, im Lastenheft beschrieben war. War sie enthalten, muss der Auftragnehmer nachbessern. War sie es nicht, ist der Auftraggeber dafür verantwortlich.

Das sollte ein Lastenheft enthalten

Für das Lastenheft gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Bei der Erstellung müssen Sie sich also an keine Regelungen halten. Dennoch sollten im Lastenheft folgende Punkte erläutert sein:

• Ausgangssituation: Beschreiben Sie, welche Probleme vor dem Projekt aufgetreten sind und wie diese bisher gelöst wurden.
• Zielsetzung: Hier beschreiben Sie allgemein bis wann, welche Probleme, wie gelöst werden sollen.
• Einsatz des Produktes: Unter welchen Bedingungen das Produkt oder das Projekt nach der Fertigstellung zum Einsatz kommt, wird hier beschrieben (z.B. in welchen Temperaturbereichen).
• Anforderungen an das Projekt: Die genaueren Anforderungen wie z.b. bestimmte Funktionen einer Software, werden hier beschrieben.
• Weitere Anforderungen: Alle Anforderungen rund um das Projekt werden hier definiert (z.B. ob eine Software individuell erweiterbar sein soll).
• Lieferumfang: Dieser Teil des Lastenhefts enthält eine Liste des erforderlichen Lieferumfangs.
• Projektphasen: Legen Sie Meilensteine fest und definieren Sie so, welche Projektphase mit welchem Ergebnis abgeschlossen sein soll.
• Projektbegleitung: Sollte es noch offene Fragen geben, können Sie diese hier definieren und Ansprechpartner für diese festlegen.
• Abnahme und Qualitätssicherung  Wie und durch wen die Abnahme des Projekts erfolgt und wie die Qualität der erbrachten Leistung überprüft wird, legen Sie im letzen Punkt des Lastenhefts fest.