Im Gegensatz zum Lastenheft wird das Pflichtenheft sehr detailliert geschrieben und beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden sollen. Sie können das Pflichtenheft als eine Art Handbuch für die Umsetzung eines bestimmten Projektes sehen.

Warum Sie auf ein Pflichtenheft nicht verzichten sollten

Anhand des Pflichtenhefts kann der Auftragnehmer festlegen, wie ein Projekt durchgeführt werden soll und kann so den Aufwand des Projektes abschätzen. Das Pflichtenheft ist also die Grundlage des Angebots an den Auftraggeber. Liegt dem Auftraggeber das Pflichtenheft vor, sollte er dieses mit seinem verfassten Lastenheft überprüfen. Wird das Pflichtenheft dann vom Auftraggeber angenommen, kann der Auftragnehmer mit der Umsetzung des Projektes beginnen.

Sollte es während der Umsetzung zu Konflikten zwischen den beiden Parteien kommen, hilft ein detailliert verfasstes Pflichtenheft, häufig zusammen mit dem Lastenheft, den Streit beizulegen, wenn das Projekt detailliert geplant und dokumentiert wurde. Im Idealfall kann sowohl der Auftraggeber, als auch der Auftragnehmer auf die getroffenen Vereinbarungen verweisen. Voraussetzung hierfür ist, dass bei der Erstellung der beiden Hefte an mögliche Probleme gedacht wurde und auf deren Lösung eingegangen wurde.

Das sollte ein Pflichtenheft enthalten

Das Pflichtenheft basiert auf einigen Punkten des Lastenhefts und wird durch die Beschreibung der Umsetzung erweitertet. Ein möglicher Aufbau wäre folgender:

1. Zielbestimmungen: Definieren Sie hier detailliert die Muss-Kriterien (Ziele die erfüllt werden müssen), Soll-Kriterien (Ziele die angestrebt werden sollen) und Abgrenzungskriterien (Unerwünschte Leistungen).
   
2. Projekteinsatz: Hier werden z.B. das Einsatzgebiet oder die Zielgruppe beschrieben.
3. Projektübersicht: In diesem Punkt wird das Projekt selbst mit dessen Komponenten im Allgemeinen beschrieben.
4. Projektleistungen: Halten Sie fest, wie Performance, Leistungsfähigkeit oder ähnliches des fertigen Projektes aussehen werden.
5. Qualitätsmanagement: Um die Qualität der Leistung prüfen zu können, sollten Sie vorab festlegen, welche Qualitätsmerkmale erfüllt werden müssen.
6. Test-Szenarien: Legen Sie bereits vor dem Start des Projekts fest, welche Tests das Projekt bestehen muss.
7. Sonstiges: Gibt es weitere festzuhaltende Punkte, welche das Projekt betreffen, können diese hier festgehalten werden.
8. Glossar: Es empfiehlt sich ein Glossar an das Pflichtenheft anzuhängen, um fachliche Begriffe auch dem Laien verständlich erklären zu können.