Eine Konferenz veranstalten – Tipps aus der Praxis

Eine Konferenz oder eine Tagung ist hervorragend geeignet, um die eigene Marke am Markt zu etablieren. Wer eine Konferenz veranstaltet zeigt, dass er ein Macher ist. Dass er die richtigen Leute kennt und als Speaker gewinnen kann. Dass er die Logistik raus hat und es schafft etwas besonderes auf die Beine zu stellen.

Wenn die Teilnehmer eine gute Zeit hatten, gute Speaker genießen durften, etwas gelernt haben und neue (Geschäfts-)Freundschaften geschlossen haben, dann fällt dieser positive Eindruck immer auf den Veranstalter zurück.

Das ist sicherlich nicht der Grund, warum mein Freund Benedikt und ich zusammen jedes Jahr die FemtoConf – eine winzige Konferenz mit nur 25 Teilnehmern für selbstständige Softwareentwickler – organisieren. Der eigentliche Grund ist, dass wir zwei Tage mit Freunden, die uns und unsere Situation wirklich verstehen, verbringen dürfen.

Deswegen will ich im heutigen Artikel kurz darauf eingehen, was eine Konferenz so alles braucht.

Gute Infrastruktur für eine Konferenz zu finden ist schwer

Eine Konferenz veranstalten

Veranstalte deine eigene Konferenz

Aus eigener, leidvoller Erfahrung kann ich sagen, dass es sehr schwer ist gute Infrastruktur für eine Konferenz zu finden. Will man mehr als 10 Teilnehmer haben, dann kommt man um ein Hotel kaum noch herum.

Bei AirBNB gibt es nur wenige Häuser mit 10 Schlafplätzen und 10 Schlafplätze bedeutet meist “fünf Doppelbetten”. Nicht jeder Konferenzteilnehmer schätzt einen fremden, schnarchenden Kuschelpartner in seinem Bett.

Für ein entsprechend großes Hotel muss man in eine Stadt. Doch welche Stadt nehmen? Leicht erreichbar muss sie sein, also braucht sie einen Bahnhof, gute Autobahnverbindungen und im Idealfall einen Flughafen für internationale Gäste. Dazu noch (mehrere) gute Hotels, damit man eine Auswahl hat und das günstigste Angebot nehmen kann. Ein gewisses Flair, Sehenswürdigkeiten und Möglichkeiten für Outdoor-Aktivitäten wären auch noch wünschenswert. Ein paar gute Restaurants, möglichst fußläufig vom Hotel aus zu erreichen, für das Abendessen zu finden ist da noch das kleinste Problem.

Das Hotel braucht auf jeden Fall passende Konferenzräume mit Tageslicht, Beamer, Leinwand und idealerweise einer Bühne. Die Bestuhlung erfolgt üblicherweise als parlamentarische Bestuhlung, d.h. Tischreihen mit Stühlen dahinter und alle schauen nach vorne.
Zusätzliches Möbiliar wie eine Bar, Tanzparkett, Bühne, Zelte oder Grills gibt es bei einem Mietmöbelverleih wie eventrental.berlin.  

Außerdem sollte das Hotel brauchbare Zimmer haben, es muss nichts besonderes sein, denn die meiste Zeit verbringen die Leute eh nicht auf dem Zimmer. Aber ein ordentliches Bett, ein schönes Bad, Sauberkeit und ordentliches WLAN sind einfach Pflicht. Ein Fitnessbereich schadet natürlich auch nicht.

Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes – ein wichtiges Kriterium

Für unsere Konferenz, FemtoConf, ist es uns wichtig, dass internationale Gäste, v.a. aus den USA und dem Rest der EU gut anreisen können. Damit kommen in Deutschland fast nur noch die Großräume München und Frankfurt in Frage. Zum Glück wohne ich bei München und Benedikt bei Frankfurt.

Unsere Wahl fiel letztlich auf Darmstadt, wo Benedikt zu Hause ist. Der Flughafen Frankfurt ist – dank Lufthansa-Hub – bestens international angebunden und mit einem speziellen Airport-Bus in nur 30 Minuten bequem, günstig und schnell zu erreichen.
Außerdem liegt Darmstadt nahe an der A3 und A5 sowie an den Schnellbahntrassen um Frankfurt. Eine nahezu perfekte Verkehrsanbindung.

Zusätzlich hat Darmstadt eine angenehme Größe, eine gute Auswahl an Hotels und Restaurants, etc. – alles was ich oben schon aufgezählt hatte.

Gute Speaker finden

Ein weiteres Thema, das bei Konferenzen immer wieder aufkommt: Wie findet man gute Speaker?

Die meisten Veranstalter (von großen, 100+ Tickets Konferenzen) sind auf der Suche nach bekannten Vortragenden, die ein möglichst großes Publikum haben. Der Grund dafür ist, dass bekannte Speaker dafür sorgen, dass mehr Tickets verkauft werden.

Das ist auf jeden Fall eine nachvollziehbare Strategie, aber Benedikt und ich sehen die FemtoConf auch ein bisschen als Sprungbrett für weniger bekannte Speaker.

Natürlich muss man sich das “leisten” können, d.h. wenn man dann nicht so viele Tickets verkauft darf es einem nichts ausmachen.
Da unsere Konferenz eh ausverkauft sein wird – dafür sorgt die geringe Ticketanzahl -, haben wir an der Front aber kein Problem.

Die Speaker finden wir vor allem in unserem Bekanntenkreis. Sowohl Benedikt als auch ich sind über Jahre in diese Community hineingewachsen und bevorzugen.
Wenn du diesen Vorteil nicht hast, dann schau dir andere Konferenzen an. Dort findest du Leute, die schon Erfahrungen als Speaker haben. Auch bei Podcasts kannst du gut fündig werden – entweder der Inhaber des Podcasts selbst oder seine Interviewgäste.

Zusammenfassung

Eine eigene Konferenz zu organisieren ist einer der besten Wege, um sich selbst einen Namen zu machen und ein Netzwerk aufzubauen.

Wenn du klein anfängst – mit 10-15 Teilnehmern in einem AirBNB und jeder Teilnehmer selbst vorträgt -, dann kannst du erste Erfahrungen ohne großes Risiko sammeln. Von dort aus kannst du dich langsam nach oben vor arbeiten.

Probier’ es doch mal aus!

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