Wie heißt es so schön: Ohne Moos nichts los. Das gilt natürlich nicht nur für Selbstständige, aber gerade für Freiberufler und Freelancer ist es besonders wichtig, immer genug finanzielle Rücklagen zu haben. Die kannst du aber nur aufbauen, wenn du Aufträge an Land ziehst und Einnahmen generierst. Geld gibt es aber erst, nachdem du die Rechnung gestellt hast. Und genau das ist das aktuelle Thema – die korrekte Rechnungserstellung. Wenn diese nämlich nicht der vorgeschriebenen Norm entsprechen (siehe §14 des UStG), bekommst du Schwierigkeiten sowohl mit deinem Auftraggeber als auch mit dem Finanzamt.

Das heißt: Du wartest nicht nur sehr lange auf fällige Zahlungseingänge, sondern musst im schlimmsten Fall an den Staat Bußgelder bezahlen. Was musst du also beachten?

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Für Außenstehende hört es sich immer so einfach an. Man muss ja schließlich nur die ausgeführten Tätigkeiten oder die gelieferten Produkte und den Preis aufschreiben. Im Anschluss wird das Geld überwiesen und alle freuen sich. Aber hinter einer Rechnung steckt noch viel mehr. Erstellst du sie nicht richtig, kriegst du Probleme. Also achte stets darauf, dass folgende Angaben auf deiner Rechnung vorhanden sind:

• (vollständiger) Name und Adresse des Rechnungsstellers
• (vollständiger) Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer
• (gegebenenfalls) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Getätigte Leistungen bzw. gelieferte Produkte (plus Menge und Artikelbezeichnung)
• Rechnungsbetrag (Nettobetrag + Umsatzsteuersatz)
• (gegebenenfalls) Rabatte, Gutschriften
• (gegebenenfalls) Steuerbefreiung (z.B. bei der Kleinunternehmerregelung)

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, solltest du am Anfang unbedingt eine Rechnungsvorlage benutzen. Diese kannst du dir zum Beispiel hier kostenlos downloaden. Achte aber unbedingt darauf, dass du die richtige Vorlage benutzt. Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Dann benötigst du selbstverständlich keine Rechnung, die diese beinhaltet.

Was bedeutet noch einmal Kleinunternehmerregelung?

Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung ist für viele Jungunternehmer ein Buch mit sieben Siegeln. Aber leider ein notwendiges Übel, wenn du auch bezahlt werden willst. Du musst dich natürlich mit dem Thema intensiv auseinandersetzen. Oder du suchst dir eine Alternative in Form eines Steuerberaters. Dieser verfügt über das komplette praktische Wissen und kann dir dabei helfen, sogenannte Schlupflöcher zu finden bzw. deine legalen (!) Möglichkeiten auszuschöpfen. Diese Hilfe kostet aber dementsprechend viel Geld. Viele Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen greifen daher zu der günstigeren Variante: Einem zuverlässigen Rechnungsprogramm.

Doch selbst wenn du dir einen Berater bzw. eine Software suchst, deine Rechnungen müssen trotzdem sitzen. Dir sollten daher Begriffe wie die Kleinunternehmerregelung kein Fremdwort sein. In deiner Anfangszeit wirst du höchstwahrscheinlich keine Umsätze von 17.500 Euro im vergangenen und 50.000 Euro im aktuellen Jahr verzeichnen. Wenn doch, dann beglückwünsche ich dich. Wenn nicht, kannst du zumindest als Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden und musst daher keine Umsatzsteuer abführen.

Sonderfall: Kleinstbeträge

Es gibt Aufträge, mit denen wirst du nicht unbedingt zu Reichtum kommen. Wenn du eine Rechnung über maximal 150 Euro schreiben musst, fallen deine Angaben nicht so umfangreich aus. Lediglich folgende Angaben solltest du auf deine Rechnung schreiben:

• Name + Anschrift sowohl des Rechnungssteller als auch -empfängers
• Rechnungsdatum
• Leistung bzw. Produkt (Artikelbezeichnung, Mengenangabe)
• Bruttobetrag + (gegebenenfalls) Umsatzsteuer/Steuerbefreiung

Korrekte Rechnungen sind wichtig

Du siehst, es gibt durchaus die eine oder andere Regelung, über die du Bescheid wissen musst. Wenn du dich aber intensiv mit dem Thema auseinandersetzt (und dazu rate ich dir wirklich, wenn du als Selbstständiger erfolgreich sein willst), kann im Grunde nichts mehr schiefgehen. Sofern du unsicher bist, empfiehlt sich immer eine Beratung bei einem Gründerzentrum, Steuerberater oder auch ein Kurs bei der IHK. Hast du erst einmal alles verstanden, ist der Rest ein Kinderspiel.