Keine Lust mehr auf Chaos?

Firmen in der Gründungsphase, Einzelunternehmer und Firmen, bei denen das Geschäft brummt, sind mit hunderterlei Dingen beschäftigt. Verwaltung und Back-Office sind dabei die uninteressanten aber leider notwendige Bereiche, die buchstäblich hinten runter fallen. Die Gefahr hierbei ist, dass das Chaos überhand nimmt und wichtige Unterlagen im entscheidenden Moment nicht zur Hand sind. Mahnungen werden nicht rechtzeitig gestellt, der Kundenvertrag ist beim Telefonat nicht griffbereit und Papierberge wachsen aus dem Nichts.

Wenn in einer Firma noch keinerlei grundlegende Ordnung geschaffen wurde, findet man oft meterhohe Papierstapel oder Aktengräber, die sich teilweise über Jahre angesammelt haben. Um diese aufzuarbeiten, muss eine effiziente und komfortable Ordnung erarbeitet werden.

Aber wer soll das machen und vor allem wann?

Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum „schlanken Büro“ werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ oder „ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“ verschwendet.

Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:

• Insgesamt entfällt auf die von den Büroforschern ermittelte Verschwendung in schlecht organisierten Büros nahezu ein Drittel der Jahresarbeitszeit. Das sind immerhin jährlich 70 Tage, an denen die Angestellten „sinnlose Dinge treiben“.
• In einem Büro eines durchschnittlichen Mittelstand-Unternehmens geht bis zu 37% der Arbeitszeit verloren wegen mangelnden Überblicks.
• Wenn Sie pro Mitarbeiter nur 1 Stunde Zeit pro Arbeitstag gewinnen, sparen Sie bei durchschnittlich 45 Euro pro Stunde ganze 9.000 Euro im Jahr. Und die freigesetzte Energie Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter macht sich langfristig mehr als bezahlt.

Keine Geld-Verschwendung durch im Chaos untergegangene Rechnungen, Belege, Verträge

Sie kennen sicherlich die Phasen, in denen es hektisch wird in Ihrem Business.

Ohne Ordnung hat man fast keine Chance, den Überblick zu behalten. Rechnungen, die rechtzeitig bezahlt werden müssen, Verträge, die sofort zu Hand sein müssen, oder auch Belege für den Steuerberater. Hier kann man viel Geld einsparen in Form von Mahngebühren, Zinsen bei den gestellten Rechnungen und Steuererleichterungen durch eingereichte Belege.

Hätten Sie alles zur Hand, wenn jetzt das Finanzamt vor der Tür steht?

Keine Platz-Verschwendung durch überflüssige Ablage, doppelte Information oder Papierberge

Die Häufchen wachsen von Tag zu Tag, irgendwann besteht das Büro nur aus Papierstapeln. Wenn man ein Dokument nicht findet, wird es nochmal ausgedruckt und irgendwo hingelegt, bis man ein- und dasselbe Dokument in verschiedenen Stapeln und Ordner hat. Aber nie griffbereit, wenn man es dann braucht.

Vielleicht heben Sie auch gerne interessante Artikel und Broschüren auf? Es könnte ja irgendwann nochmals lesenswert sein?
Alles was man im Internet mit wenigen Klicks finden kann, sollte man nicht als Papier lagern. Erstens nimmt es Platz weg, zweitens braucht man die Informationen oft nie wieder und drittens, wenn es nicht ordentlich abgeheftet ist, findet man es sowieso nicht mehr wenn man es doch mal brauchen sollte.

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. (Kurt Tucholsky, Journalist und Schriftsteller)

Keine Motivations-Verschwendung durch langwierige Verwaltungstätigkeiten – Ihre Mitarbeiter können mehr!

Ihre Mitarbeiter sind ihr größtes Potential! Bei der Beseitigung des äußeren Chaos wird auch der Kopf ‚entrümpelt‘.

Eine erfolgreiche und wettbewerbsfähige Firma verlangt von ihren Mitarbeitern, immer mehr Informationen zu verarbeiten und das schneller als je zuvor. Als Mitarbeiter probiert man, alles in den Griff zu bekommen, angefangen mit immer neuen E-Mails, Projekten und Meetings bis hin zu einer sinnvollen Ablage. Wenn die äußeren Bedingungen stimmen, tragen Sie dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter von unnötiger Zeitverschwendung befreit werden. Mit dem Gefühl von Kontrolle und mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben werden Ihre Mitarbeiter deutlich motiviert.

Ein weiterer Frustpunkt sollte hier beachtet werden: Wenn Mitarbeiter keine klar definierten Arbeitsbereiche haben, kann es sein, dass Arbeit doppelt gemacht wird oder keiner sich zuständig fühlt für eine bestimmte Aufgabe.

Daher hilft eine klare Ordnung – die regelmäßig überprüft und angepasst wird – die Motivation oben zu halten.

So erhalten Sie ein effizient und komfortabel verwaltetes Büro!

Auf professionelle Unterstützung zurückgreifen

Mit diesem neuen Kenntnisstand können Sie nun Ihr eigenes Unternehmen aufwerten. Die Vorbereitungen, Planungen und schließlich die Umsetzung Ihrer Konzepte sind jedoch nicht zu unterschätzen; auch nicht der hierfür erforderliche Zeitaufwand, und genau dieser sollte ja eigentlich reduziert werden.

Genau an diesem Punkt setzt Annette Jorga, Geschäftsführerin der najka Agentur, an. Inzwischen kann sie eine Berufserfahrung von fast 20 Jahren als Abteilungsleiterin und Managementassistenz vorweisen. Eine lange Zeit, in der sie selbst zu der Überzeugung gekommen ist, dass vor allem zwei Faktoren für einen reibungslosen und effizienten Büroalltag wichtig sind:

• Ein gut organisiertes Backoffice, das bedeutet, die Verwaltung und der tägliche Ablauf.
• Zufriedene Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich aktiv in das Firmengeschehen einbringen.

Sind diese Faktoren gesichert, kann sich das Unternehmen voll und ganz auf die Zufriedenstellung seiner Kunden konzentrieren.

Gemeinsam mit ihrer Geschäftspartnerin Elisabeth Schoch betreibt sie die najka Agentur und unterstützt mit Expertise, Methodik und Charme andere Firmen darin, sich in der modernen Geschäftswelt zu organisieren und nachhaltig am Markt zu positionieren. Das Team greift auf langjährig gesammelter Erfahrungen in den Bereichen Marketing, Kommunikation und Content-Management zurück, um so aus den Mitarbeitern unserer Kunden effiziente und motivierte Teams zu machen.