Nutzen Sie zum Empfangen und Senden bereits ein E-Mail Programm? Dann wurden Sie sicher bei der Einrichtung Ihres Postfaches nach dem Servertyp gefragt. Die beiden verbreitetsten Typen sind POP3 (auch nur POP genannt) und IMAP.  Diese beiden Servertypen werden von allen Hostern unterstützt. Sie sollten aber wissen, welcher Servertyp für Sie am besten ist.

So funktioniert POP

Haben Sie den Servertyp POP gewählt, werden E-Mails in bestimmten Intervallen vom Server heruntergeladen und in Ihrem E-Mail Programm gespeichert. Nachdem eine E-Mail abgerufen wurde, wird diese auf dem Server gelöscht. Der Vorteil ist bei POP der geringe Speicherplatzbedarf auf dem Server. Nach dem Abrufen der E-Mails steht der Speicherplatz auf dem Server wieder für neue E-Mails bereit.

Dieser Kontotyp hat aber große Nachteile. Es gibt kein automatisches Backup der E-Mails. Wenn also, aus welchen Gründen auch immer, die E-Mails auf Ihrem PC gelöscht werden, können sie nicht wiederhergestellt werden.

Daher empfiehlt es sich hier regelmässig ein Backup wichtiger E-Mails anzufertigen. Ein weiterer Nachteil dieses Servertyps ist, dass Sie die E-Mails nicht auf mehreren Systemen abrufen können. Haben Sie beispielsweise das E-Mail Postfach auf Ihrem Handy und Ihrem Computer eingerichtet, werden die E-Mails nur von einem Gerät abgerufen. Denn sobald ein Gerät die E-Mails vom Server abgerufen hat, sind diese vom POP-Server gelöscht. Das zweite Gerät kann diese E-Mails also nicht mehr abrufen.

Es gibt bei POP zwar die Möglichkeit eine Kopie der E-Mails auf dem Server zu belassen um sie auf mehreren Geräten verfügbar zu machen, aber diese Einstellung ist nur in wenigen Fällen sinnvoll, da es für den normalen Gebrauch einige Nachteile mit sich bringt. Wenn Sie beispielsweise auf einem Gerät die E-Mail in den Papierkorb verschieben, ist sie auf dem anderen Gerät noch im Posteingang. Auch auf dem Server liegt die Nachricht weiterhin im Posteingang. Ein weiterer Nachteil ist das Markieren von gelesenen Nachrichten. Haben Sie eine E-Mail auf einem Gerät gelesen und als gelesen markiert, ist diese auf dem anderen Gerät weiter als ungelesen markiert.

So funktioniert IMAP

Bei dem Servertyp IMAP bleiben die E-Mails nach dem Abrufen durch ein Gerät auf dem Server erhalten. Der eigentliche Vorteil dieses Servertyps liegt allerdings in der serverseitigen Verwaltung der E-mails. Alles was Sie in Ihrem E-Mail Programm bearbeiten, wird so auch auf dem Server durchgeführt und somit auch auf allen Geräten die ebenfalls an diesem Postfach angemeldet sind. Wenn Sie beispielsweise  auf Ihrem Computer eine E-Mail lesen, wird diese auf Ihrem Handy ebenfalls als gelesen markiert. Löschen Sie eine E-Mail, wird diese von allen Geräten gelöscht.

Ein weiterer Vorteil ist das automatische Backup der E-Mails. Wenn beispielsweise Ihr Computer den Geist aufgibt, sind die E-Mails weiterhin auf dem Server vorhanden. Melden Sie sich mit einem neuen Computer wieder an dem IMAP-Postfach an, werden automatisch alle E-Mails und die gesamte Ordnerstruktur wieder in das E-Mail Programm geladen.

Der Nachteil eines IMAP Postfaches ist der höhere Speicherplatzbedarf. Bei Ihrem Provider erfahren Sie wie groß ihr Postfach ist. Ist der Speicherplatz voll, können keine E-Mails mehr empfangen werden. Kontrollieren Sie also regelmäßig wieviel Platz Sie noch verfügbar haben und löschen Sie nicht weiter benötigte E-Mails.

ACHTUNG: Wenn Sie nur auf „löschen“ klicken, werden die E-Mails meist nur in den Papierkorb verschoben, welcher aber ebenfalls auf dem Server liegt. Leeren Sie also nach dem Löschen von E-Mails auch den Papierkorb.

Welcher Servertyp ist für mich besser?

Die meisten Provider bieten heutzutage ausreichend Speicherplatz um Ihre E-Mails auf dem Server zu lassen. Daher ist IMAP der meist genutzte Servertyp. Der Vorteil ist hierbei das automatische Backup Ihrer E-Mails und die gleichzeitige Nutzung mehrerer Geräte zum empfangen von E-Mails.

Die Serveradressen

Um das Postfach in Ihrem E-Mail Programm einzurichten, benötigen Sie zwei Server Adressen: eine für den Posteingang und eine für den Posteingang. Diese Adressen erhalten Sie bei Ihrem E-Mail Provider.

Meist lautet die Posteingangsadresse pop.provider.de bzw. imap.provider.de oder pop.ihre-domain.de bzw. imap.ihre-domain.de.

Der Postausgang hat meist die Server-Adresse smtp.provider.de oder smtp.ihre-domain.de.