Das Ziel der digitalen Signatur ist die Korrektheit der per E-Mail versendeten Rechnung sicherzustellen und somit den Versand von Dokumenten über das Internet sicherer zu machen. Der große Nachteil ist der Hohe Aufwand einer digitalen Signatur, besonders für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Gesetzesänderung des SigG

Bis Mitte 2011 durften nur digital signierte Rechnungen per E-Mail versendet oder zum Download angeboten werden. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurde diese Regelung rückwirkend zum 01.01.2011 gelockert. Digital versendete Rechnungen mussten nicht mehr digital signiert werden. Der Gesetzgeber schrieb aber vor, dass der Rechnungsempfänger weiterhin folgende Punkte prüfen musste:

• die Echtheit der Identität des Rechnungsstellers
• der Inhalt durfte auf dem Versandweg zum Empfänger nicht geändert worden sein
• die Rechnung muss lesbar sein („mit menschlichem Auge“)

Wie man diese Punkte prüfen sollte wurde nicht angegeben. Die Befürchtung war groß, dass eine digitale Signatur zwar keine Plicht mehr war, aufgrund dieser Auflagen aber dennoch eine Rechnung digital signiert werden musste. Wie sollte man sonst, zumindest die ersten beiden Punkte, erfüllen?

Die Entwarnung

Im Juli 2012 gab das BMF (Bundesministerium der Finanzen) Entwarnung. Es stellte klar, dass lediglich die Übermittlung der korrekten Rechnung sichergestellt werden muss:

Eine inhaltlich richtige Rechnung (also: korrekter Leistender,  korrekte Leistung, korrektes Entgelt, korrekter Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.

Im Klartext bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger intern zu prüfen hat, ob die Eingangsrechnung mit den Leistungen des Absenders überein stimmt. Weiterhin sollte geprüft werden, ob die Identität des Rechnungsabsenders mit der des Leistungserbringers übereinstimmt. Die zugehörige Bankverbindung sollte natürlich ebenfalls korrekt sein. Weitere Kontrollmechanismen fordert der Gesetzgeber allerdings nicht.

Sie sollten beachten, dass erhaltene, digital signierte Rechnungen, auch digital aufbewahrt werden müssen. Es genügt nicht diese Rechnung auszudrucken und die digitale Rechnung zu löschen.

Fazit

Eine Rechnung darf wieder ohne digitale Signatur versendet werden. Jedes Unternehmen kann also selbst entscheiden, ob es Rechnungen digital signiert versenden möchte oder nicht. Das Verfahren ist zwar aufwändiger, bietet aber ein hohes Maß an Sicherheit gegen Manipulationen von Rechnungen.