Das muss in die Signatur

Gerade bei geschäftlichen E-Mails müssen Sie allerdings etwas aufpassen. Fehlende Angaben in der Signatur geschäftlicher E-Mails sind ein Grund für eine Abmahnung, was Kosten in Höhe von bis zu 5.000 € nach sich ziehen kann. Die folgenden Daten müssen zwingend enthalten sein.

Bei Unternehmen, welche im Handelsregister eingetragen sind  (z.B. GmbH):

• Der genaue Name der Firma inklusive Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)
• Die Anschrift der Gesellschaft
• Das Registergericht und die Nummer (wie im Handelsregister eingetragen)
• Der Name aller Geschäftsführer und ggf. der Aufsichtsratsvorsitzenden mit vollem Namen
• Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co. KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft

Bei Unternehmen, welche nicht im Handelsregister eingetragen sind (z.B. Einzelunternehmen), ist eine Signatur seit März 2009 nicht zwingend erforderlich. Dennoch wird dazu geraten, mindestens folgende Daten in einer Signatur zu hinterlegen:

• Der vollständige Name der Unternehmer
• Die Anschrift der Gesellschaft

Das sollte zusätzlich in die Signatur

Um dem Empfänger einer E-Mail die Kontaktaufnahme einfacher zu machen, sollten Sie zusätzlich folgende Informationen mindestens mit angeben:

• Telefonnummer
• Telefaxnummer
• E-Mail Adresse
• Webadresse

Das ist außerdem zu beachten

Die E-Mail Signatur muss gut lesbar sein. Sie sollte mindestens eine Schriftgröße von 11 Pixel haben. Die Din Norm 5008  beschreibt weitere Einzelheiten für eine saubere Signatur, auch wenn diese nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Der Disclaimer

Sicher haben Sie auch schon einmal eine E-Mail mit einem Disclaimer erhalten wie z.B.

Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.

Diesen Disclaimer können Sie sich ruhigen Gewissens sparen. Wenn dieser nicht in Ihrer E-Mail enthalten ist, haben Sie dadurch keine rechtlichen Folgen zu befürchten. Wenn der Empfänger den Inhalt der E-Mail nutzt um Ihnen Schaden jeglicher Art zuzufügen und somit gegen geltendes Recht verstößt, ist es meist egal ob Sie den Disclaimer in Ihrer Signatur haben oder nicht. In diesem Fall würde sich der Empfänger ohnehin strafbar machen.