Verhandlungsführung – das sollten Selbstständige wissen

veröffentlicht am 01. Jun 2016

In vielen Bereichen müssen Selbstständige im täglichen Arbeitsumfeld verhandeln. Es geht um Honorarvereinbarungen, dem Aushandeln von Liefer- und Zahlungskonditionen oder dem Lösen eines personellen Problems. Es gibt auf dem Weg in die Selbstständigkeit ständig Verhandlungsbedarf.

Verhandlungstechniken erlernen

Doch nicht jeder Mensch hat das Verhandeln im Blut. Mit der Anwendung verschiedener Gesprächsmethoden lässt sich das Verhandeln lernen und verbessern. Im Internet finden selbstständige Geschäftsführer, Gründer oder Betriebsräte zahlreiche Kurse über Verhandlungsführung. Auch lassen sind online nützliche Informationen zur Verhandlungsführung finden. Sich auf diesem glatten Parkett bewegen zu können, ist wichtig. Wer es nicht kann, stolpert schnell und verspielt lukrative Chancen.

Gesprächsführung im Vorfeld eines Verhandlungstermins

Die Verhandlungen beginnen nicht etwa erst bei der Begrüßung im Verhandlungszimmer. Sie beginnen bereits mit dem Erstkontakt. Wer sich am Telefon professionell, verbindlich und freundlich präsentiert, öffnet sich die Tür zu einem Gespräch. Die Terminvereinbarung selbst ist ein kleines, aber aussagekräftiges Detail auf dem Weg in den Verhandlungsraum. Die Kommunikation mit dem Gegenüber sollte angemessen sein. Läuft die Terminvereinbarung über das Sekretariat, sollte die Kommunikation genauso professionell, verbindlich und freundlich sein, wie beim Gespräch mit dem potenziellen Verhandlungspartner.

Die alte Weisheit stimmt noch immer: Der Weg zum Chef führt über die Sekretärin respektive über den Sekretär. Wer sich gut mit den Personen im Vorzimmer stellt, gelangt leichter ans Ziel.

Steht der Termin und öffnet sich die Tür zum Verhandlungszimmer, zählt der erste Eindruck. Nicht, dass er grundsätzlich über Erfolg oder Misserfolg bestimmt, doch auch im Geschäftsleben ist der erste Eindruck wichtig, denn dieser bleibt lange im Gedächtnis des anderen haften. Kleider machen Leute, schlechte Kleidung macht Verlierer, aber gute Kleidung ist keine Erfolgsgarantie. Die Maxime lautet: Situationsgerecht kleiden. Wer ins Gespräch mit dem Chef einer kleinen Kfz-Werkstatt in einer Kleinstadt geht kann sich legerer kleiden, als wenn ein Vorstandstermin ansteht. Wobei es auch hier immer Ausnahmen von der Regel gibt.

Die einzelnen Verhandlungsphasen

Um den Ausgang der Verhandlung positiv beeinflussen zu können, sollten Selbstständige alles tun, um ein angenehmes Gesprächsklima zu schaffen und unnötige Spannungen zu vermeiden. Auch ist es wichtig, sich vor der Verhandlung vorzubereiten und sich über den Gesprächspartner zu informieren. Während des Gesprächs sind Körpersprache und Blickkontakt unabdingbar. Sammy Molcho, ein Meister der Mimik und Gestik, bietet online einen hilfreichen Einblick in positive und negative Signale der Körpersprache in beruflichen Situationen. Die Beschäftigung mit der Materie lohnt sich, denn es ist schnell geschehen, dass durch eine unbewusste Verhaltensweise eine unterschwellig ablehnende Gegenposition beim Gesprächspartner initiiert wird.

Um die Situation aufzulockern, bietet sich ein Small Talk zu Beginn an. Anschließend lässt sich der Zweck des Gesprächs festlegen und die Rahmenbedingungen bestimmen.
Wer auf etwas drängt, bewirkt das Gegenteil von dem, was er bezwecken will.
Der Gesprächspartner sollte das Gefühl haben, jederzeit frei entscheiden zu können.

Sachlichkeit ist das A und O der Verhandlung. Hier gilt es, Distanz zu wahren und stattdessen die eigene Position klar darzulegen und zu begründen. Geht es an die Details, ist es wichtig, die Interessen des Anderen herauszufinden, Vor- und Nachteile zu erklären und konkrete Forderungen und Angebote zu stellen. Aktives Zuhören und das Beobachten des Partners können helfen, die eigene Position zu stärken. Hart in der Sache, weich (fair) zum Menschen – wer sich das im Hinterkopf behält, bewahrt eine kommunikative Atmosphäre.

Eine entspannte Atmosphäre wirkt sich positiv auf die Verhandlungsbereitschaft aus.

Kommt es zu einer Einigung, ist es sinnvoll das Ergebnis festzuhalten und um eine mündliche oder schriftliche Zustimmung des Anderen zu bitten. Damit die Verhandlung bei zukünftigen Gesprächen gut funktioniert raten Experten, dem Gesprächspartner bei der Verabschiedung Wertschätzung zu zeigen. In diesem abschließenden Stadium der Verhandlung dürfen emotionale Eindrücke und Gefühle gerne geäußert werden. Im Anschluss an das Gespräch bietet es sich an, die Verhandlung zu analysieren und, falls ein Team vorhanden ist, sie zu diskutieren. Das hilft, Erkenntnisse für zukünftige Verhandlungsgespräche zu sammeln.

Das Havard-Konzept anwenden

Wie in allen Lebensbereichen gibt es auch bei Verhandlungen Konzepte, die sich anwenden lassen. Bekanntester Vertreter ist das sogenannte Harvard Konzept. Es gilt derzeit als die wirksamste Methode für sachorientiertes Verhandeln. Wie der Name erahnen lässt, ist diese Technik von Harvard Professoren entwickelt worden. Roger Fisher und William Ury erarbeiteten diese Methode im Rahmen eines Forschungsprojektes vor gut 20 Jahren. Ziel des Konzeptes ist es, bei einer Konfliktsituation eine konstruktive und friedliche Einigung zu schaffen. Es besteht aus vier Grundprinzipien und ist lösungsorientiert aufgebaut. Die Prinzipien lauten:

der Ausgleich von Interessen,
die Trennung von Beziehungs- und Sachebene,
das Suchen nach Entscheidungsalternativen,
eine neutrale Beurteilung.

Konsens lautet das Zauberwort für erfolgreiche Verhandlungen

Beide Partner sollen bei der Verhandlung gleich profitieren und nicht das Gefühl haben, einen nicht akzeptablen Kompromiss eingehen zu müssen. Die Win-win-Situation lässt sich nicht durch Feilschen erzielen, sondern indem man das Gegenüber als Partner versteht und einen fairen Ausgleich der Interessen anstrebt. Viele Probleme haben vielseitige Lösungen. Sicher fällt es manchen zuerst schwer, auf ein Kräftemessen zu verzichten. Doch langfristig betrachtet hat diese Art der Verhandlung eine positive Auswirkung für zukünftige Entscheidungen. Und wer sein Gegenüber ernst nimmt, bemerkt schnell, dass Interessen und Positionen in den meisten Bereichen nicht so unterschiedlich sind. Objektive Entscheidungskriterien stellen bei einer Verhandlung alle Parteien zufrieden.
Grundregeln einer erfolgreichen Kommunikation: