Wie du ein eigenes Event auf die Beine stellst

Ich habe bereits in der Vergangenheit über die Vorteile geschrieben, die eine eigene Konferenz zu veranstalten mit sich bringt.

Nun ist es so, dass die Vorstellung eine komplette Konferenz zu organisieren viele erstmal abschreckt. Der Aufwand, um eine ganze Konferenz auf die Beine zu stellen, ist wirklich nicht zu unterschätzen – der persönliche (und geschäftliche) Gewinn allerdings auch nicht.

Aber es muss für den Anfang keine Konferenz sein. Man kann ja auch kleiner anfangen. In diesem Artikel zeige ich dir wie.

Warum du klein anfangen solltest

Es gibt ein paar einfache Gründe, warum man nicht direkt mit einer eigenen Konferenz anfangen sollte.

Der erste Grund ist, dass eine Konferenz ziemlich schnell zum Verlustgeschäft wird, wenn man

  1. nicht sauber kalkuliert und die Kosten höher ausfallen als erwartet
  2. man nicht alle Tickets verkauft
  3. man nicht genügend Sponsoren findet

Mit ausreichender Planung kann man die Kosten ganz gut in den Griff bekommen. Der Knackpunkt sind in der Regel die variablen Kosten wie z.B. Getränke während der Konferenz, die oft von den Hotels nach Verbrauch abgerechnet werden.
Hier hilft es, wenn man vorher mit dem Hotel einen Höchstbetrag festlegt, der zusätzlich zu der im Vertrag vereinbarten Pauschale verbraucht werden darf.

Auch eine Möglichkeit die Veranstaltung (in Teilen) abzusagen, sollte im Vertrag vereinbart werden. So hat man noch die Möglichkeit die Reißleine zu ziehen und bleibt nicht auf 10.000 Euro (oder) mehr) Schulden sitzen, wenn man zu wenige Tickets verkauft oder Sponsoren findet. Diese Option findet sich aber ohnehin in den meisten Verträgen, die die Hotels so anbieten.

Ein weiterer Grund, warum du vielleicht nicht direkt mit einer Konferenz anfangen solltest ist, dass du vermutlich noch zu unbekannt bist. Dir fehlt das eigene Publikum, das die Tickets kauft und Werbung für deine Konferenz macht.
Durch die mangelnde Bekanntheit ist es auch schwerer hochkarätige, bekannte Vortragende für die Konferenz zu gewinnen. Das wiederum wirkt sich doppelt negativ auf die Verkaufszahlen aus: Bekannte Speaker ziehen automatisch Teilnehmer an UND sie werben bei ihren Followern in der Regel für deine Konferenz.

Selbstverständlich trifft dieser Punkt nicht zu, wenn du schon ein Publikum (Mailingliste, Social Media, etc.) hast.

Verschiedene Arten von kleineren Veranstaltungen

Also, Konferenzen fallen erstmal aus. Was aber kannst du als Alternative veranstalten?

Meetups

Die einfachste Variante erste Erfahrungen zu sammeln ist ein Treffen über die Webseite Meetup.com zu erstellen. Dort kann man für eine geringe Gebühr eine Gruppe anlegen und dann Treffen organisieren. Das Publikum (zumindest im Bereich IT/Web/Entrepreneurship) wird frei Haus mitgeliefert.

Selbst hier kann man klein anfangen – z.B. ein Treffen in einem Restaurant mit lockeren Gesprächen – und sich dann Schritt-für-Schritt zu Mini-Konferenzen mit Kurzvorträgen hocharbeiten. Die Teilnehmerzahl bewegt sich dabei in der Regel zwischen 5 und 50.

Für letzteres findet man entweder einen geeigneten Coworking-Space oder man kann notfalls die notwendige Veranstaltungstechnik mieten (z.B. Mikrofon, Lautsprecher, Beamer) und einen sonstigen Raum anmieten. Geeignete Räume findet man oft in Restaurants oder auf Nachfrage bei der Gemeinde im Heimatort.

Un-Konferenzen

Eine Stufe über den Meetups stehen die sogenannten „Un-Konferenzen“ – zum Beispiel Barcamps. Diese Unkonferenzen unterscheiden sich von einer normalen Konferenz vor allem dadurch, dass sie ohne Vortragende auskommen und die Teilnehmer den Ablauf der Konferenz (in einem gewissen Rahmen) selbst gestalten. Die Teilnehmerzahlen bewegen sich hier in der Regeln zwischen 20 und 100 Teilnehmern.

Für eine solche Unkonferenz braucht es mehr Planung als bei einem einfachen Meetup, dafür ist die Reichweite (v.a. in sozialen Medien) um ein Vielfaches größer. Auch in Sachen Infrastruktur und Veranstaltungstechnik muss man hier eine Schippe drauflegen.

Mindestens ein großer Raum für die Workshops und ein weiterer für die Pausen – Kaffee und Mittagessen – muss es in der Regel sein.

Dazu kommt dann die passende Technik:

  • Bildtechnik – also wie viele Beamer und wo?
  • Beschallungstechnik – d.h. Mikrofone und Lautsprecher, Mischpult, etc.
  • Videotechnik – um nach der Konferenz Videos der Workshops zu haben
  • eventuell Videokonferenzen
  • und so weiter…

Für eine Unkonferenz wirst du nicht umhin kommen dir Sponsoren zu suchen, da die Teilnehmer meist nicht bereit sind (größere Summen) für die Konferenz zu bezahlen.

Selten oder nie genutzt: Das „Help-Me-Help-You“ Dinner

Eine ebenfalls sehr schöne Idee für ein kleineres Event ist das „Help Me Help You“ Dinner. Die Idee dahinter ist, dass du 10-12 interessante Leute mit einem gemeinsamen Hintergrund (z.B. alle Gründer oder alle im Marketing) zu einem Abendessen einlädst.
Die Kosten dafür trägst du. Die einzige Bedingung für die Teilnehmer ist, dass jeder am Abend mit jedem anderen einmal spricht und versucht ihm zu helfen, wenn er kann.

Einige Tipps für dein erstes Event

Wie schon eingangs erwähnt ist die Veranstaltung eines eigenen Events eine geniale Form des Netzwerkens.

Dabei solltest du deinen Fokus nicht darauf legen sofort einen Vorteil für dich herauszuschlagen. Mein Ansatz ist immer eher: Hilf‘ anderen und das Karma wird dich eines Tages begünstigen.

Mein erster Tipp ist: Übernimm‘ dich nicht. Wenn du klein anfängst, dann lernst du die ersten Dinge ohne gleich eine Menge Leute zu enttäuschen. Und du riskierst nicht einen Haufen Geld zu verlieren.

Zweiter Tipp: Überlege dir vorher was dein Ziel damit ist. Willst du Geld damit verdienen? Willst du dein Netzwerk pflegen? Brauchst du eine Ausrede um einmal im Jahr steuerfrei deine (Geschäfts-)Kumpels zu treffen?

Dritter Tipp: Veranstalte das Event möglichst vor deiner Haustür. Kurze Wege machen die Organisation deutlich leichter.

Letzter Tipp: Gebe deinem Event eine Struktur. Ein Meetup bei dem man nur zusammen sitzt und quatscht ist irgendwie auch erfüllend, hat aber nicht den gleichen Nährwert (und Mehrwert) den du durch ein bis zwei Talks und Raum zum Netzwerken erzielen könntest.

Fazit

Man muss nicht immer in die Vollen gehen. Viel mehr sollte man das Organisieren einer Veranstaltung genauso betrachten wie jedes andere Produkt. Klein anfangen und sich hocharbeiten erhöht die Erfolgschancen.

Also leg‘ los und organisiere dein erstes Meetup!

Vielleicht gefällt Ihnen auch...