Montag, 8:30 Uhr. Der ICE „Wittenberge“ durchfährt die norddeutsche Tiefebene und ist auf dem Weg nach Berlin. Im Zug sitzt und schaut konzentriert auf seinem Laptop. Auf dem Bildschirm ist eine Enterprise-Content-Management-Software (kurz ECM) geöffnet. Noch 45 Minuten bis Berlin Hauptbahnhof. Bechlin greift zum Kaffee und öffnet auf seinem Laptop ein Dokument. Für den selbstständigen IT-Berater ein ganz normaler Montagmorgen.

ECM unterstützt Selbstständige in allen Bereichen

Wenige Stunden später sitzt Bechlin in einen Konferenzraum und diskutiert mit seinen Geschäftskunden über neue Projekte. Die Unterlagen für das neue Projekt hat er sich im Zug nach Berlin durchgelesen. Bestens vorbereitet kann er seinen neuen Kunden von seinem Konzept überzeugen. Zurück im Taxi atmet der IT-Berater tief durch. Geschafft. Wieder einen Kunden überzeugt.

Auf dem Weg zum Ostbahnhof öffnet er sein Notebook und bearbeitet ein Dokument für den nächsten Kunden, der in Dresden sitzt. Der IT-Berater Bechlin ist ständig unterwegs. Um das Pensum an Meetings, Projektbeschreibungen und Mails zu meistern, hat sich Bechlin vor zwei Jahren für eine ECM-Software entschieden. Ein notwendiger Schritt, denn jedes Projekt, welches er betreut, umfasst tausende Dateien und unzählige Mails. Unvorstellbar, das alles in Aktenordner und ständig griffbereit mit sich herumzuführen.

Vernetzter Workflow dank ECM

Der Albtraum für Bechlin sind zwei Dinge: Keine Steckdose zu finden, um den Akku des Rechners aufzuladen und kein Mobilfunknetz. Für den Berater ist eine ständige Erreichbarkeit wichtig. Nur so kann er jederzeit mit seinen Kunden kommunizieren und den aktuellsten Stand der Projekte einsehen. Als er sich vor zwei Jahren für ein ECM-System entschieden hat, war er zunächst skeptisch. „Ich wusste ja nicht, ob die Kunden damit einverstanden wären“ fasst Bechlin seine damaligen Bedenken zusammen. Zunächst musste er sich in das komplexe System des ECM einarbeiten. Doch IT-Unternehmen wie SER erleichtern diesen Schritt mit Schulungen und einen kundenfreundlichen Support. Nach kurzer Eingewöhnungsphase funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Bechlin und seinen Kunden heute reibungslos.

Auf seinem Bildschirm sieht er in Echtzeit, wenn Dateien hinzugefügt oder neue Notizen von seinen Kunden bearbeitet wurden. Die komplexen Projekte sind für den Selbständigen normaler Alltag. Umso wichtiger ist für ihn ein ECM, dass diese Projekte in einer Software bündelt und für alle Beteiligte zu jeder Zeit einsehbar macht. „Gerade für Selbstständige bietet sich ein intelligentes ECM an“, findet Bechlin. Denn diese Software ermöglicht es, alle Vorgänge, Mails, Projektübersichten und andere Abläufe in digitaler Form abzuwickeln. Keine dicken Aktenordner mehr, die man von Meeting zu Meeting schleppen muss. Kein lästiges Suchen nach alten Mails oder Notizen. Alles, was er für die Arbeit mit seinen Kunden braucht, befindet sich in der Cloud bzw. auf seinen Rechner. Auf diese Daten hat er rund um die Uhr Zugang. Überall auf der Welt. 365 Tage im Jahr.

Eignet sich ein ECM für jeden Selbstständigen?

Natürlich ist ein ECM eine komplexe Angelegenheit. Ob und in welchem Umfang man so eine softwarebasierte Lösung nutzt, hängt stark von den beruflichen Anforderungen des Selbstständigen ab. Nicht Jeder, der sich selbstständig machen möchte, braucht ein ECM. Daher sollte jeder selbstständiger sich genau notieren, in welchem Umfang er den möglichen Einsatz einer ECM-Software benötigt. Entscheidet man sich für ein ECM, sollte man sich genau anschauen, welche Anbieter es auf dem deutschen sowie internationalen Markt gibt. Vergleichen Sie Preise und den Funktionsumfang der Anbieter. Entscheidend sind auch der Kundensupport und die Integration anderer Software auf Ihrem Rechner. Letzten Endes soll ein ECM die Arbeit erleichtern und keine weiteren Probleme schaffen.

Für Bechlin hat das ECM seine Arbeit als selbstständiger IT-Berater enorm erleichtert. Wir sitzen im Zug nach Hamburg. Gerade durchfährt der ICE die Kleinstadt Uelzen. Bechlin aktualisiert einige Dateien und beantwortet Mails. Wenn er in Hamburg ankommt, wird es bereits 22.00 Uhr sein. Bis dahin muss er noch einige Rechnungen schreiben und dem Kunden zuschicken. Alles komplett digital und ohne Zeitverlust. Sein ECM macht es möglich.