Ein Handelsregister ist ein für jeden öffentlich zugängliches Verzeichnis, in dem „handelsrechtliche Tatsachen“ und Informationen zu bestehenden Gewerben und Unternehmen eingetragen sind. In Deutschland ist das Handelsregister bei den jeweils zuständigen Amtsgerichten hinterlegt und wird von diesen geführt.

Grundsätzlich sind Unternehmen aller Rechtsformen zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet. Kleingewerbetreibende  wie Einzelunternehmer, Selbstständige sowie BGB-Gesellschaften (GbR) sind die Ausnahme und müssen nicht beim Handelsregister, sondern lediglich beim Gewerbeamt eingetragen werden.  Im Handelsregister eingetragene Unternehmer agieren nach Definition des Handelsgesetzbuches (§1 Abs. 2 HGB) als so genannte Kaufleute.

Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen gegliedert

1. Abteilung A (HRA) für natürliche Personen = Personengesellschaften, d.h. für:

• Eingetragene Kaufleute (e.K.)
• Offene Handelsgesellschaften
• Kommanditgesellschaften

2. Abteilung B (HRB) für juristische Personen = Kapitalgesellschaften, d.h. für:

• Unternehmergesellschaften (UG, „Mini-GmbH“)
• GmbH
• GmbH & Co. KG
• AG

Im Handelsregister sind im Besonderen Eintragungen über die angemeldeten Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften in der jeweiligen Region des zuständigen Amtsgerichts enthalten. Ein Eintrag im Handelsregister enthält üblicherweise Informationen zu folgenden Punkten:

• Firmenname
• Sitz
• Niederlassung und Zweigniederlassungen
• Gegenstand des Unternehmens
• Vertretungsberechtigte Personen
• Rechtsform des Unternehmens
• Grund- oder Stammkapital

Durch die Eintragung eines Unternehmens oder eines Kaufmannes soll neben der Beweis- und Kontrollfunktion auch eine Publikations- und Schutzfunktion für die eigene Firma (exklusive Verwendung ihres eigenen Firmennamens etc.) gewährleistet werden.

Warum das Handelsregister wichtig ist

Der Hauptgrund für die Notwendigkeit der Eintragung im Handelsregister liegt im Grundsatz eines offenen und transparenten Rechtsverkehrs, gerade weil ein Gewerbe viele (z.B. steuerrechtliche) Vorteile für die Kaufleute und Unternehmen mit sich bringt. Potenzielle Geschäftspartner haben durch das Handelsregister stets die Möglichkeit, sich im Vorfeld einer Zusammenarbeit über alle relevanten wirtschaftlichen Eckdaten eines Unternehmens zu informieren. Dies können beispielsweise mögliche Insolvenzverfahren, Auskünfte über das Stammkapital oder die Gesellschafter und Inhaber sein.

Das Handelsregister genießt (genauso wie das Grundbuch) öffentlichen Glauben. Das heißt, es herrscht ein allgemeines Vertrauen in die Richtigkeit der Eintragungen vor.

Die Eintragung ins Handelsregister ist mit einem Kostenaufwand von etwa 100-300 Euro verbunden, bei einer GmbH sind es bis zu etwa 700 Euro. Sollten sie eine UG (haftungsbeschränkt) mithilfe eines Musterprotokolls gründen, ist der Handelsregistereintrag verbilligt möglich.